Suy ngẫm về quãng thời gian gắn bó 7 năm
Tôi thường được hỏi "thành công" trong công việc của mình trông như thế nào. Nó bắt đầu từ việc tiết kiệm chi phí; nhưng hiếm khi chỉ đơn thuần là vấn đề tiền bạc. Đối với một số khách hàng, đó hoàn toàn là về mặt tài chính - tỷ lệ phần trăm hoặc con số cụ thể. Đối với những người khác, đó là về việc hợp nhất nguồn cung; đạt được những hiểu biết sâu sắc hơn về kinh doanh; sự tự tin vào các quyết định của họ; hoặc sự kết hợp của tất cả các yếu tố này.
Trong số này của Costedge, tôi muốn bắt đầu chia sẻ về những thành công – hay những thách thức – mà một số khách hàng và dự án mà tôi tham gia đã trải qua, cùng với những bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình đó.
Nghiên cứu trường hợp: Trường nội trú tư thục; Perth
Tôi đã hợp tác với khách hàng này — một trường nội trú tư thục tại Perth — trong hơn bảy năm qua; đây là một trong những khách hàng đầu tiên của tôi khi tôi thành lập công ty cùng với ERA Group. Giai đoạn hợp tác ban đầu tập trung vào một lĩnh vực chính: dịch vụ ẩm thực cho khu nội trú của trường. Ngay từ đầu, khách hàng đã đặt ra ba mục tiêu rất rõ ràng:
Trách nhiệm giải trình của hội đồng quản trị
– Ông ấy cần phải tự tin trả lời câu hỏi thường xuyên được ban giám đốc đặt ra: “Liệu chúng ta có đang đạt được thỏa thuận tốt nhất?”
Giám sát chặt chẽ hơn
– Ông ấy muốn có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu suất và hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ ăn uống bên ngoài.
- Tiết kiệm – Mặc dù ban đầu chưa được định nghĩa rõ ràng, tiết kiệm vẫn là một mục tiêu quan trọng.
Với đội ngũ tài chính gọn nhẹ cùng nguồn lực và năng lực nội bộ còn hạn chế trong lĩnh vực này, ông đã tìm đến ERA Group được hỗ trợ đạt được những mục tiêu này.
Tuân theo Phương pháp luận ERA
Chúng tôi đã khởi động dự án bằng phương pháp 4 bước của ERA:
- Phân tích – Chúng tôi đã tổng hợp dữ liệu hóa đơn trong 12 tháng và trình bày trong Báo cáo Khám phá.
- Yêu cầu chào giá (RFP) – Chúng tôi đã cùng khách hàng xây dựng một Yêu cầu chào giá (RFP) chi tiết và mời ba nhà cung cấp tham gia.
Lựa chọn và thực hiện
– Nhà cung cấp dịch vụ ăn uống hiện tại đã được chọn từ 3 nhà cung cấp được mời tham gia đấu thầu; họ đưa ra mức tiết kiệm 14%—khoảng vài trăm đô la Mỹ cộng với các lợi ích khác.
- Giám sát – Không cần triển khai toàn diện; chúng tôi nhanh chóng chuyển sang giai đoạn giám sát.
Điều thú vị nhất ở đây là nhà thầu đương nhiệm, đối mặt với nguy cơ mất hợp đồng, đã mang lại những khoản tiết kiệm đáng kể cùng các lợi ích khác chưa từng có trước đây; và sự gắn kết được khôi phục - chứng minh sức mạnh của việc thử nghiệm thị trường; ngay cả khi thay đổi không phải là kết quả cuối cùng.
Giai đoạn giám sát: Nền tảng cho giá trị bền vững
Quá trình giám sát đã chứng tỏ tầm quan trọng thiết yếu. Với sự hợp tác của nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, chúng tôi đã đưa ra các chỉ số và biện pháp giám sát có ý nghĩa:
- Số lượng bữa ăn thực tế
- Thông thường; chi tiết về lượng hàng tồn kho (SOH)
- Báo cáo thường xuyên về lượng thực phẩm bị lãng phí
- Các cuộc họp nhà cung cấp hàng tháng
- Báo cáo hiệu quả hoạt động hàng quý kèm theo các điểm thảo luận và phân tích chuyên sâu.
Điều này cho phép cả nhà trường và đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống tinh chỉnh hoạt động và xác định thêm các khoản tiết kiệm gia tăng. Chúng tôi cũng giới thiệu những lợi ích mới không nằm trong yêu cầu ban đầu; bao gồm học bổng hàng năm và hỗ trợ xây dựng cơ sở vật chất – những giá trị mà khách hàng chưa từng dự tính hoặc chưa từng có trước đây.
Vậy, liệu đó có phải là một thành công?
Đúng…
Dưới đây là kết quả thực hiện dự án so với các mục tiêu ban đầu:
- Giá cả cạnh tranh? ✔ Có. Thông qua đấu thầu cạnh tranh, chúng tôi đã có thể so sánh giá cả với các nhà cung cấp khác. Với đề xuất được điều chỉnh, nhà cung cấp hiện tại đã chứng minh được mức giá cạnh tranh nhất; và khách hàng giờ đây có thể tự tin đối mặt với bất kỳ sự giám sát nào của hội đồng quản trị.
- Giám sát được cải thiện? ✔ Có. Việc báo cáo; tính minh bạch; và đối thoại với nhà cung cấp đều đã được cải thiện đáng kể và mang lại lợi ích.
- Tiết kiệm? ✔ Có. Tiết kiệm được 14%; và sẽ có thêm các khoản tiết kiệm nhỏ hơn theo thời gian.
Theo lời khách hàng: “Chúng tôi đã đạt được những lợi ích mà chúng tôi sẽ không thể đạt được nếu không có sự trợ giúp của ERA.”
Hiện đang bước vào kỳ gia hạn hợp đồng thứ ba và năm thứ tám giám sát; sự hợp tác này là một ví dụ tuyệt vời về cách thức hợp tác bền vững và đánh giá thường xuyên có thể mang lại giá trị thực sự, lâu dài.
Những bài học rút ra từ dự án này…
- Thật đáng ngạc nhiên khi các nhà cung cấp lâu năm có thể đưa ra những ưu đãi hấp dẫn như thế nào khi được tiếp cận và mối quan hệ được chính thức hóa. Tôi thấy điều này xảy ra hết lần này đến lần khác. Bạn nghĩ rằng bạn hiểu rõ một nhà cung cấp mà bạn đã hợp tác trong thời gian dài…
- Sức mạnh của việc giám sát: Trong trường hợp này, việc giám sát đã giúp xác định một số lĩnh vực trọng điểm cần giải quyết; chẳng hạn như vấn đề lãng phí thực phẩm.
- Làm việc với nhà cung cấp có thể mang lại những lợi ích bổ sung và giúp khắc phục các vấn đề phát sinh.
- Sự ra đời và sức mạnh của việc so sánh hiệu suất (benchmarking) trong việc giúp hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh.
Trong ấn bản tiếp theo, tôi sẽ tập trung vào một ngôi trường khác với những mục tiêu hoàn toàn khác biệt; nhưng vẫn thuộc cùng một hạng mục.
Grant Morrow
Cố vấn chính
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
