Công nghệ nên tạo ra lợi thế chứ không phải chi phí. Tuy nhiên, trong 12-18 tháng qua, tôi đã xem xét quá nhiều hệ thống mà việc tăng giá âm thầm, tự động gia hạn và quản lý cấp phép thiếu khoa học tạo ra gánh nặng vô hình đối với lợi nhuận trước thuế và lãi vay (EBIT). Hội đồng quản trị hiếm khi nhận ra điều này cho đến khi ai đó phân tích kỹ lưỡng chi tiêu dưới góc độ thương mại.
Trên mọi lĩnh vực, chi phí công nghệ đang tăng 10-15% mỗi năm trong khi các hợp đồng được gia hạn và các giả định ngày càng cứng nhắc. Hệ thống của Microsoft hiếm khi được tối ưu hóa; phần cứng dành cho người dùng cuối và phần mềm dịch vụ (SaaS) chuyên biệt bị định mức quá cao; dịch vụ quản lý đang dần mất đi giá trị; và các nhóm nội bộ, do thiếu thời gian, chấp nhận mức chi phí hiện tại như một điều tất yếu.
Không cần phải cắt giảm chi phí để khắc phục những vấn đề này. Với việc so sánh hiệu suất một cách có kỷ luật, điều chỉnh quy mô phù hợp và quản lý hợp đồng chặt chẽ hơn, bạn có thể tiết kiệm được hàng trăm nghìn đô la mà không làm giảm hiệu suất.
Tại một công ty luật, chúng tôi đã thiết lập lại hợp đồng gia hạn phần mềm Quản lý Thực tiễn & Vụ án (PaaS): thời hạn sáu năm với điều khoản tạm dừng hàng năm sau 2 năm, kế hoạch triển khai cam kết với thời hạn cố định và điều khoản phạt – nếu không đạt được các mốc quan trọng, sẽ không phải trả tiền. Kết quả: Tiết kiệm hơn 500.000 bảng Anh trong sáu năm.
Đối với một công ty khác, chúng tôi đã thay thế hợp đồng MSA ba năm cứng nhắc của Microsoft bằng gói CSP linh hoạt hàng tháng, đồng thời tối ưu hóa số lượng người dùng và cơ sở hạ tầng, mang lại khoản tiết kiệm hơn 100.000 bảng Anh mỗi năm trong ba năm. Với một công ty năng lượng, hệ thống trị giá 2,2 triệu bảng Anh trải rộng trên hơn 80 dịch vụ đã được tiết kiệm hơn 2 triệu bảng Anh trong ba năm – khoảng 30% – thông qua 75 luồng công việc có mục tiêu cụ thể, giúp tinh gọn các hợp đồng, thông số kỹ thuật và nhà cung cấp.
“Tốt” ở đây có nghĩa là các hợp đồng mang tính tùy chọn, việc kiểm tra định kỳ giấy phép hoạt động, kỷ luật điện toán đám mây cam kết khi có thể dự đoán được và linh hoạt khi không thể dự đoán, và các dịch vụ quản lý được đánh giá dựa trên kết quả kinh doanh – chứ không phải hoạt động. Quan trọng nhất, hãy giao cho một người chịu trách nhiệm rõ ràng về mặt thương mại trên các lĩnh vực CNTT, Tài chính và Mua sắm.
ERA hoạt động độc lập – chúng tôi không chịu ràng buộc bởi hạn ngạch của nhà cung cấp. Mục tiêu của chúng tôi phù hợp với mục tiêu của bạn: chi phí thấp hơn mà không làm giảm chất lượng dịch vụ. Nếu chúng tôi không tìm thấy giá trị, bạn sẽ không phải trả tiền. Hầu hết thời gian, chúng tôi đều tìm thấy – và thậm chí còn hơn cả mong đợi.
Đừng chờ đến khi gia hạn hợp đồng. Nhiều phương án nâng cấp giữa kỳ đang được xem xét trong nhiều lĩnh vực. Nếu điều này phù hợp với bạn, hãy liên hệ với chúng tôi để cùng phân tích chi tiêu công nghệ của bạn.
