4 wskazówki dotyczące obniżania kosztów działalności
Skuteczne monitorowanie, optymalizacja i zarządzanie wydatkami firmowymi mają zasadnicze znaczenie, zwłaszcza dla przedsiębiorstw, które z różnych powodów nie są w stanie poświęcić czasu i zasobów niezbędnych do terminowego i skrupulatnego zarządzania wydatkami.
Mam tu na myśli w szczególności firmy, które należą do tych kategorii lub znajdują się obecnie na etapie rozwoju odpowiadającym jednemu lub kilku z poniższych scenariuszy:
- Start-upy
- Firmy, które w krótkim czasie osiągnęły dynamiczny wzrost
- Firmy o wysokim poziomie operacyjności
- Firmy rodzinne
- Firmy nieposiadające wydziału zakupów
- Firmy, które koncentrują się głównie na „podstawowej” działalności i kluczowych projektach
- Firmy borykające się z poważnymi problemami związanymi z zarządzaniem zmianą
- Firmy zajmujące się rozwiązywaniem poważnych problemów związanych z zamówieniami i przychodami
Niestety, ta ostatnia kwestia brzmi bardzo znajomo i jest dziś niezwykle aktualna.
Najlepszym rozwiązaniem dla tych firm byłoby z pewnością skorzystanie z usług firmy konsultingowej posiadającej bogate doświadczenie w optymalizacji kosztów stałych, ogólnych i pośrednich; nie zawsze jednak jest to możliwe.
Czy przed tymi firmami czeka może tylko przepaść? Z pewnością nie.
Przyjrzyjmy się kilku przydatnym wskazówkom.
1. ŚLEDZENIE I KATALOGOWANIE WYDATKÓW NA KAŻDYM POZIOMIE ORGANIZACYJNYM
Niektórzy z tych, którzy najuważniej śledzą moje poczynania na LinkedIn, wiedzą, jak bardzo podziwiam Petera Druckera, uważanego przez wielu za twórcę współczesnego zarządzania w biznesie. Cytując jedną z jego słynnych maksym: „Jeśli nie da się tego zmierzyć, nie da się tym zarządzać” – pierwsza kwestia, którą chciałbym poruszyć, wynika właśnie z tego stwierdzenia.
Chciałbym jednak wyjść poza zwykłą radę, byście skrupulatnie śledzili wydatki firmy. Moja główna sugestia jest taka, że zadanie to nie powinno ograniczać się wyłącznie do działu finansowego i/lub administracyjnego, kierownika regionalnego czy kierownika okręgowego.
Kierownicy zespołów powinni poświęcić wystarczająco dużo czasu i energii na inwestowanie w swoich pracowników, ucząc każdego członka zespołu, jak śledzić wydatki firmy w ramach swoich kompetencji. Mogą to być wydatki związane z działem jakości, działem podróży służbowych, działem usług ogólnych lub działem IT.
Kierownik działu powinien wyjaśnić zespołowi, dlaczego jest to ważne, jak klasyfikować wydatki oraz jak rozpoznać te, które można ograniczyć lub wyeliminować.
Zdziwisz się, jak bardzo Twoi pracownicy zaangażują się w ten proces, zgłaszając własne pomysły na dalszą optymalizację kosztów.
A kierownik działu w końcu zyska kontrolę nad jednym z obszarów kosztów i kolejny powód, by nagrodzić najbardziej zasłużonych pracowników.
To proste działanie przynosi zatem organizacji wiele wzajemnie powiązanych korzyści:
- Kontrola i optymalizacja wydatków;
- Ograniczenie ilości odpadów;
- Wzmocnienie pozycji pracowników;
- Solidna podstawa do wdrożenia programu motywacyjnego.
2. WYKORZYSTAJ TECHNOLOGIĘ, KTÓRA JEST NASZYM PRZYJACIELEM
Najbardziej nowocześnie zorganizowane firmy korzystają z systemów ERP i/lub innych rozwiązań, które dzięki specjalnym modułom lub w pełni dedykowanym funkcjom umożliwiają śledzenie całego Zakupy / Zaopatrzenie .
Niektóre firmy jednak, czy to z własnego wyboru, czy z różnych powodów, nie korzystają z tych specjalistycznych i zaawansowanych systemów.
Na drugim biegunie znajduje się stary, dobry arkusz kalkulacyjny Excel – albo nawet kompatybilny zamiennik.
Pomiędzy tymi dwoma skrajnościami istnieje cała gama narzędzi, zarówno darmowych, jak i typu freemium (tj. bezpłatnych w zakresie podstawowych funkcji, a płatnych w zależności od bardziej zaawansowanych opcji, z których zamierzasz korzystać, nawet w późniejszym etapie).
Proponuję przetestować jedną lub kilka z tych aplikacji i, zgodnie z tym, o czym wspomniano w poprzednim punkcie, zadbać o to, by korzystały z nich wszystkie szczeble organizacji. W tym przypadku ważne będzie uzgodnienie, z jakiego narzędzia będziemy korzystać, tak aby różne działy korzystały z tego samego rozwiązania. Ułatwi to pracę zespołową oraz późniejsze porównywanie danych między różnymi działami, czym zajmie się dział administracyjny.
Przykłady takich pakietów można łatwo znaleźć, wpisując w wyszukiwarce Google takie hasła jak „darmowe oprogramowanie do zarządzania wydatkami”, „darmowe szablony do zarządzania kosztami” i tym podobne.
3. KATALOG OD GÓRY DO DOŁU
Trzecia sugestia polega na tym, aby wydatki klasyfikować nie tylko według rodzaju – na przykład „koszty podróży”, „wysyłki materiałów” i tak dalej – ale przede wszystkim stworzyć pierwszą grupę na poziomie ogólnym, dzieląc je na:
- Koszty stałe lub zmienne
- Koszty związane z produktami (koszty produkcji) lub koszty ogólne i administracyjne
W związku z tym istotne będzie wdrożenie najbardziej odpowiedniej strategii mającej na celu zminimalizowanie kosztów stałych na rzecz kosztów zmiennych (lub przekształcenie kosztów stałych w zmienne), a także maksymalne ograniczenie kosztów ogólnych i administracyjnych, które nie są bezpośrednio związane z wytwarzaniem towarów lub świadczeniem usług.
Nie ma jednej uniwersalnej zasady, która sprawdzałaby się w każdej sytuacji, a tę sugestię należy traktować jedynie jako ogólną wskazówkę.
W rzeczywistości nie da się z góry stwierdzić, czy dla konkretnej firmy zdecydowanie korzystniejsze jest ponoszenie większych kosztów zmiennych czy stałych (i o ile), jednak ogólna zasada preferowania kosztów zmiennych nad stałymi stanowi często podstawę zarządzania przedsiębiorstwem, którego celem jest osiągnięcie bardziej stabilnej Marżaoperacyjnej brutto – czyli takiej, która charakteryzuje się mniejszymi wahaniami wynikającymi ze zmian w produkcji.
4. ROZWAŻ KAŻDY PRODUKT LUB USŁUGĘ W KONTEKŚCIE DECYZJI „WYKONAĆ SAMODZIELNIE CZY ZAMÓWIĆ”
Ten wybór, który nabierze charakteru strategicznego, będzie miał wpływ na decyzję dotyczącą każdego produktu lub usługi oferowanej przez firmę (lub wykorzystywanej przez nią w ramach łańcucha wartości) – czy lepiej jest wytwarzać je we własnym zakresie, czy też nabywać – w całości lub częściowo – na zewnątrz.
Kryteria leżące u podstaw oceny będą się różnić nie tylko w zależności od poszczególnych przedsiębiorstw, ale nawet w odniesieniu do poszczególnych produktów i usług w ramach tego samego przedsiębiorstwa.
W tym kontekście nie zamierzam sugerować, co najlepiej zrobić (nie da się tego tutaj zrobić!), ale raczej przypomnieć, że część oceny będzie miała charakter ilościowy. Innymi słowy, konieczne będzie ustalenie i obliczenie, jakie inwestycje będą potrzebne do produkcji własnej, a jakie koszty poniesiemy na zakup usług zewnętrznych w przypadku zadań, które trzeba zlecić na zewnątrz.
Powód, dla którego ta decyzja o charakterze strategicznym jest nierozerwalnie związana z Optymalizacja Kosztów podsumować w następujący sposób:
- Optymalizacja kosztów operacyjnych pozwoli uwolnić dodatkowe środki finansowe, które następnie będzie można przeznaczyć na inwestycje niezbędne do realizacji produkcji.
- Optymalizacja kosztów stałych, ogólnych i pośrednich w przedsiębiorstwie pozwoli na dokonanie najlepszego możliwego wyboru dostawcy, dzięki czemu zlecanie produkcji lub świadczenia usług na zewnątrz stanie się bardziej opłacalne, a firma będzie mogła skupić się na swojej podstawowej działalności.
W związku z tym decyzja o tym, czy coś „wyprodukować”, czy „kupić”, nie będzie zależała wyłącznie od marki ani od rzeczywistej lub postrzeganej jakości, ani też nie będzie wynikała wyłącznie z samych kosztów produkcji; należy ją raczej traktować jako cel możliwy do osiągnięcia w ujęciu ilościowym, zależny również od zdolności przedsiębiorstwa do optymalizacji kosztów oraz wyboru dostawców oferujących najlepszy stosunek jakości do ceny dostępny na rynku.
