Plan działania w zakresie zarządzania kosztami

Zarządzanie kosztami, podobnie jak inne obszary zarządzania przedsiębiorstwem, takie jak budżetowanie i finanse, wymaga narzędzia zarządzania, które jasno określa cele, obszary działania, osoby odpowiedzialne, zadania, terminy oraz metody monitorowania.

Na tym etapie niezbędne jest opracowanie planu działania. Pomaga on firmie uporządkować złożone czynniki związane z zarządzaniem kosztami. W niniejszym artykule omówimy to narzędzie, które w znacznym stopniu przyczyni się do sukcesu w zarządzaniu kosztami.

Czym jest plan działania?

Jeśli weźmiemy O nas życie osobiste oraz plan zakupu własnej nieruchomości, należy uwzględnić kilka kwestii: czas potrzebny na zgromadzenie środków na zakup, poszukiwanie nieruchomości, oszacowanie kosztów, określenie optymalnego scenariusza mieszkaniowego, opcje finansowania oraz prognozowanie wydatków.

Lista zostanie rozbudowana o bardziej szczegółowe punkty, co pozwoli dobrze zrozumieć złożoność i znaczenie planu działania.

Bez tego zakup nieruchomości z pewnością staje się bardziej skomplikowany i ryzykowny, ponieważ nie ma możliwości przewidzenia każdego zdarzenia i zareagowania na nie w odpowiednim momencie. Będziemy zawsze działać z opóźnieniem, a nasze decyzje nie zawsze będą trafne. Sytuacja ta ma miejsce w jeszcze większym stopniu w przypadku zarządzania kosztami.

Zasadniczo plan działania to mechanizm kontroli (systemowy lub nie) wszystkich decyzji i działań związanych z realizacją konkretnego lub długoterminowego celu (stałe zarządzanie).

Plan działania ma zasadnicze znaczenie dla lepszego funkcjonowania każdej struktury organizacyjnej. Pozwala on na powiązanie wszystkich zasobów firmy – pracowników, środków finansowych, systemów – z celami, korzyściami, działaniami i terminami oraz na stworzenie ekosystemu , którego celem jest osiągnięcie najlepszych wyników technicznych i finansowych struktury.

Plan działania – cechy charakterystyczne

Plan działania powinien zawierać:

• Jasno określone cele – zarówno ogólne, jak i szczegółowe. Na przykład plan działań sprzedażowych może zakładać 10-procentowy wzrost roczny i zawierać konkretne cele z różnymi wskaźnikami wzrostu w zależności od rodzaju produktu.
  
• Obiektywne i wymierne korzyści – powinny one odpowiadać oczekiwaniom firmy i dać się zmierzyć.
  
• Kontrola działań/zadań – bardzo ważne jest, aby każde z nich miało określone cele, działania, budżet, ryzyka i terminy oraz aby razem tworzyły harmonogram zrozumiały dla wszystkich.
  
• Osoby nominalnie odpowiedzialne – nie należy ich wyznaczać według sektorów ani działów; ważne jest, aby odpowiedzialność spoczywała na konkretnych osobach, tak aby komunikacja między poszczególnymi obszarami w ramach harmonogramu przebiegała płynnie.
  
• Realistyczne terminy – to istotne wyzwanie w każdym planie działania, jednak terminy nie mogą być tak rygorystyczne, by służyły jedynie uspokojenia organizacji.
  

Opracowanie planu działania opiera się na następujących pytaniach:

• Co należy osiągnąć – cele (jeden lub więcej, w zależności od wagi);
• DLACZEGO należy to osiągnąć – cel i konkretne korzyści wynikające z podjętych działań;
• KTO – osoby odpowiedzialne za realizację planu i związane z nim działania;
• GDZIE plan zostanie wdrożony – firmy, Branże, procesy, konta;
• KIEDY plan zostanie wdrożony – okres jego realizacji (jednorazowy czy stały);
• JAK będzie funkcjonował plan – w jaki sposób zostaną osiągnięte cele;
• ILE będzie kosztował ten plan – czas pracowników, zasoby, usługi doradcze.

W ramach stałego planu działania mogą pojawiać się konkretne plany o ograniczonym czasie trwania. Na przykład plan działania w zakresie sprzedaży, zawierający ogólne wytyczne dotyczące marketingu, zasięgu, rabatów i struktury, może w dowolnym momencie obejmować plan promujący sprzedaż konkretnego produktu, oparty na odrębnych warunkach, angażujący część zespołu sprzedaży i obowiązujący przez ograniczony czas.

5 podstawowych etapów planu działania w zakresie zarządzania kosztami

Wprowadzenie

Ten etap,niezbędny dla prawidłowego funkcjonowania całego planu, określa cele ogólne i szczegółowe, oczekiwane korzyści, obszary objęte planem oraz termin realizacji każdego z celów (z zastrzeżeniem ewentualnej zmiany w późniejszym terminie).

W zarządzaniu kosztami cele nie powinny skupiać się wyłącznie na samym obniżaniu kosztów, ponieważ mówimy O nas stałym O nas kontroli.

Na przykład:

Główny cel: monitorowanie i kontrola wszystkich kosztów administracyjnych za rok 2018, tak aby nie przekroczyć prognozy budżetowej. Obszary: wszystkie. Termin: 31 grudnia 2018 r.

Cel szczegółowy 1: Obniżenie kosztów wynajmu pojazdów w 2018 r. o 20% w porównaniu z kwotą wydaną w 2017 r. Obszary: Dział handlowy i dział utrzymania ruchu. Termin: 31.12.2018 r. Przewidywana korzyść: Oszczędności 1 000,00 R$ (20% kwoty wydanej w 2017 r.).

Osiągnięcie głównego celu będzie oceniane na podstawie łącznych wyników wszystkich celów szczegółowych pod koniec okresu ich realizacji. Kierownik ds. kosztów musi jednak okresowo dokonywać szczegółowej oceny tych wyników, aby ustalić, czy główny cel zostanie osiągnięty.

Od tego momentu będziemy posługiwać się konkretnym celem nr 1 jako przykładem dla pozostałych kroków.

Planowanie

Na tym etapie ustala się wszystkie szczegóły związane z celami szczegółowymi – działania, terminy, osoby odpowiedzialne, budżet oraz plany awaryjne – a także kontrolę jakości w trakcie realizacji działania, zarządzanie ryzykiem oraz rozwiązania (czynniki wewnętrzne i zewnętrzne, które mogą wpłynąć na realizację działania).

Uwaga: wykonanie zadania nie oznacza osiągnięcia celu, a jedynie spełnienie wszystkich warunków niezbędnych do jego osiągnięcia, aby ostatecznie zrealizować ten cel.

Cel szczegółowy 1: Obniżenie kosztów wynajmu pojazdów w 2018 r. o 20% w porównaniu z kwotą wydaną w 2017 r. Obszary: Dział handlowy i dział utrzymania ruchu. Termin: 31.12.2018 r. Przewidywana korzyść: Oszczędności 1 000,00 R$ (20% kwoty wydanej w 2017 r.).

Zadanie 1: wyszukanie 3 dostawców. Osoba odpowiedzialna: Jorge Cardoso (Dział administracji). Termin: 5 marca 2018 r. Budżet: nie dotyczy.

Zadanie 2: analiza odbytych podróży. Osoba odpowiedzialna: Celso Furtado (dział handlowy). Termin: 5 marca 2018 r. Budżet: nie dotyczy.

Realizacja

Na tym etapie realizowane są zaplanowane działania. Ważne jest, aby dokładnie kontrolować środki przeznaczone na realizację tych działań, ponieważ wszelkie odchylenia spowodują dodatkowe koszty.

Monitorowanie

W tym etapie każde działanie jest szczegółowo monitorowane przez kierownika ds. kosztów i jego zespół, aby zapobiec wystąpieniu zdarzeń utrudniających realizację lub powodujących nieprzewidziane zakłócenia. Rejestr ryzyka, o którym mowa w sekcji „Planowanie”, ma kluczowe znaczenie, ponieważ pozwala na zidentyfikowanie zagrożeń na tamtym etapie (przewidywanie) i lepsze ich zrozumienie na obecnym etapie. Osoba odpowiedzialna za dane działanie musi niezwłocznie zgłaszać wszelkie zdarzenia, które mogłyby zagrozić jego realizacji, a nawet wprowadzać zmiany umożliwiające kontynuację i osiągnięcie zamierzonego celu.

Zamknięcie

Nadszedł czas, aby podsumować wyniki, przeanalizować je indywidualnie, ustalić, czy osiągnięto konkretne i główne cele, zidentyfikować przyczyny (czynniki ryzyka), które uniemożliwiły osiągnięcie tych celów i których nie udało się wyeliminować, a także sporządzić listę wniosków na potrzeby kolejnego planu działania.

Nie ulega wątpliwości, że plan działania ma ogromne znaczenie dla osiągnięcia wszystkich celów biznesowych.

Jest to sprzymierzeniec, który pokazuje, że cele można osiągać w sposób zorganizowany i kontrolowany.

W gruncie rzeczy jest to proste zadanie, ale jego realizacja bywa skomplikowana, dlatego warto nawiązać współpracę z wyspecjalizowaną firmą Redukcja Kosztów , taką jak ERA Group, może mieć decydujący wpływ na powodzenie tego przedsięwzięcia.

ERA dysponuje doświadczonymi i wykwalifikowanymi specjalistami, którzy zapewnią Twojej firmie kompleksowe wsparcie we wdrażaniu systemu zarządzania kosztami.