W naszym ostatnim biuletynie omówiliśmy znaczenie „znajomości własnych danych” — podstawy skutecznego zarządzania kosztami. Jednak dla wielu organizacji przełożenie tej idei na praktykę stanowi prawdziwe wyzwanie. Jaka jest jedna z największych przeszkód? Po prostu przekształcenie danych w format, który nadaje się do wykorzystania — taki, który można analizować i przekształcić w przydatne, konkretne Analiza i Wniosku.
Z mojego doświadczenia wynika, że najcenniejsze dane często pochodzą z faktur. Zawierają one szczegółowe opisy zakupów, numery pozycji oraz Analiza i Wniosku na poziomie transakcji Analiza i Wniosku są prawdziwą skarbnicą Analiza i Wniosku przy analizie kosztów. Gdzie jest haczyk? Większość tych danych jest zamknięta w plikach PDF.
Dla wielu moich klientów oznacza to, że regularnie gromadzę i wyodrębniam dane ze stosów faktur w formacie PDF, zazwyczaj co kwartał.
W przypadku nowych projektów, w których staramy się uzyskać wstępny przegląd wydatków, często konieczne jest przekształcenie tysięcy faktur w formacie PDF do ujednoliconego formatu cyfrowego.
Nie jest to idealne rozwiązanie, ale właśnie tam Analiza i Wniosku się najbardziej przydatne Analiza i Wniosku . Dane z zamówień zakupu (PO) również mogą się przydać — są one jednak często niekompletne lub niepełne i zazwyczaj wymagają sporego nakładu pracy, zanim staną się użyteczne.
Od czego zacząć? Zacznij od swoich dostawców
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, zacznij od swoich największych dostawców. Wielu z nich oferuje możliwość pobrania zbiorczego zestawienia transakcji w formacie Excel lub CSV — a to prawdziwa korzyść. W przypadku mniejszych dostawców ta opcja może nie być dostępna, ale zawsze warto zapytać. Zdziwisz się, co mogą zaoferować, gdy tylko ich o to poprosisz.
Mimo to w O nas projektów, nad którymi pracuję, ostatecznie i tak musieliśmy wracać do danych z faktur w formacie PDF. Na początku wymaga to więcej pracy, ale na dłuższą metę jest to warte wysiłku.
Narzędzie, które zmienia zasady gry: Docparser
Kilka lat temu stanąłem przed tym samym wyzwaniem: miałem przed sobą stosy faktur w formacie PDF i nie było łatwego sposobu na wyodrębnienie z nich danych. Próbowałem zlecić to zadanie firmie z zagranicy, ale zazwyczaj poświęcałem więcej czasu na poprawianie wyników, niż udało mi się zaoszczędzić.
Wtedy jeden z kolegów zasugerował, żebym wypróbował Docparser – narzędzie, które wyodrębnia dane strukturalne z plików PDF (i innych formatów). Nie jest ono bynajmniej idealne, ale jest bardzo wydajne – zwłaszcza w przypadku plików PDF w formacie elektronicznym i faktur o spójnym układzie. A co najważniejsze, zespół obsługi klienta jest naprawdę responsywny i pomocny; w moim przypadku zazwyczaj otrzymuję odpowiedź jeszcze tego samego dnia.
Po skonfigurowaniu reguł dla konkretnego klienta wystarczy tylko przesłać dokumenty, a proces wyodrębniania danych trwa zaledwie 5 minut. W ten sposób można przetworzyć 300–400 faktur w ciągu zaledwie kilku minut. Dla mnie to ogromny wzrost wydajności — i prawdziwy przełom dla każdego, kto ma do czynienia z dużymi ilościami dokumentów, z których trzeba wyodrębnić konkretne dane.
Potrzebujesz pomocy? Porozmawiajmy
Jeśli Twoje dane są zamknięte w plikach PDF lub nie wiesz, od czego zacząć, nie jesteś sam – i to nie jest koniec świata. Istnieją narzędzia i strategie, które mogą Ci pomóc. Niezależnie od tego, czy chcesz zająć się tym samodzielnie, czy potrzebujesz wsparcia, zawsze chętnie porozmawiam z Tobą lub zakasam rękawy i pomogę Ci zacząć.
Grant Morrow
Główny konsultant
+61 415 203 575
