Kwestionowanie status quo: dlaczego najemcy powinni dokładniej analizować opłaty eksploatacyjne

Właściciele nieruchomości (lub zarządzający nimi) często spóźniają się z przedstawieniem budżetu – czasami robią to dopiero w trakcie trwania roku rozliczeniowego. Jeśli tak właśnie jest w Twoim przypadku, nie jesteś jedyny; zdarza się to w około 50% przypadków.

Podobnie właściciele nieruchomości często spóźniają się z wydaniem końcowych rozliczeń, zwłaszcza gdy najemcom przysługują zwroty kosztów z powodu faktycznych wydatków niższych od zakładanych. Wyjaśnienia i komentarze dotyczące kosztów mogą być również niejasne lub całkowicie pominięte, a zastosowane podziały kosztów rzadko są odpowiednio uzasadnione. Co najważniejsze, najemcy mogą mieć tylko ograniczony czas od momentu wydania rozliczenia na zakwestionowanie wykazanych wydatków – o ile w ogóle mogą to zrobić bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Jeśli jesteś zapracowanym dyrektorem finansowym lub dyrektorem ds. nieruchomości w firmie najemcy, kwestia ta często trafia na listę spraw do załatwienia – a potem zostaje zapomniana lub po prostu zaakceptowana. Zgodnie z najlepszymi praktykami budżety powinny być dostarczone nie później niż miesiąc przed rozpoczęciem roku rozliczeniowego opłat eksploatacyjnych, ostateczne certyfikaty wydane w ciągu czterech miesięcy od końca roku, a najemcom należy zapewnić kolejne cztery miesiące na weryfikację kosztów. Należy jednak uważać na konkretne terminy określone w umowie najmu, ponieważ mogą one mieć pierwszeństwo i zapobiegać przyszłym sporom.

Negatywny wpływ nieodpowiedniego zarządzania nieruchomościami przez wynajmującego na działalność firmy może być znaczący:

• Nie jesteś w stanie z wyprzedzeniem uwzględnić rosnących kosztów w budżecie.
• Właściciel nieruchomości może już podejmować zobowiązania i ponosić nowe koszty, zanim jeszcze otrzymasz budżet – nie mówiąc już o tym, że nie miałeś okazji go zakwestionować.
• Tracisz pieniądze. Najemcy często płacą zbyt wysokie opłaty, nie zdając sobie z tego sprawy, i nieświadomie pokrywają koszty, za które powinien odpowiadać wynajmujący – przeznaczając w ten sposób środki, które mogliby wykorzystać na rozwój własnej działalności.

Jakby niewłaściwe zarządzanie nie było wystarczająco złe, jednym z obszarów, w których w 2024 roku odnotowano najwyższe zawyżone opłaty, były koszty zarządzania nieruchomością. Koszty te gwałtownie rosną, zwłaszcza w Londynie, i często obejmują zadania należące do obowiązków zarządców, które powinny być już pokryte z ich opłat za zarządzanie. Dlaczego? Ponieważ opłaty te powinny być stałe. Tak więc nie tylko zarządzanie jest niewłaściwe, ale właściciele nieruchomości pobierają za to również wyższe opłaty!

Należy również uważać na koszty związane z instalacjami mechanicznymi i elektrycznymi (M&E). Niektórzy właściciele decydują się na umowy serwisowe obejmujące wszystkie koszty, a mimo to ponoszą i przenoszą na najemców dodatkowe koszty, które nie powinny być naliczane. Koszty napraw powinny być rozliczane oddzielnie od kosztów wymiany. W związku z nadchodzącymi przepisami MEES dotyczącymi efektywności energetycznej budynków niektórzy właściciele decydują się na modernizację zamiast naprawy lub wymiany instalacji i elementów konstrukcyjnych. Koszty inwestycyjne — jeśli są wykazane — są zazwyczaj znaczne i mogą być szokujące. Ale czy w ogóle ponosisz odpowiedzialność zgodnie z warunkami umowy najmu? Czy istnieje bardziej opłacalna alternatywa zgodna z przepisami?

Dzięki profesjonalnej poradzie można zweryfikować zasadność tych kosztów – zarówno w świetle umowy najmu, jak i Kodeksu postępowania RICS – co potencjalnie pozwoli wynegocjować ich znaczne obniżenie. Jeśli nie masz pewności, czy naliczane opłaty są prawidłowe, warto zasięgnąć porady.

Nasz wyspecjalizowany zespół rzeczoznawców budowlanych i inżynierów ds. zarządzania nieruchomościami może przeanalizować Państwa umowę najmu i szybko porównać koszty opłat eksploatacyjnych z rynkowymi standardami. Wysokie opłaty i nieprawidłowości można następnie zakwestionować wobec wynajmującego, co często prowadzi do uzyskania znaczących zwrotów kosztów oraz obniżenia przyszłych opłat eksploatacyjnych.