Styczeń i luty to zawsze pracowity okres, i w tym roku nie było inaczej. Ściśle współpracowaliśmy z dwoma naszymi wieloletnimi klientami – szkołami z internatem – pomagając im w zarządzaniu kosztami operacyjnymi i wyszukiwaniu nowych możliwości oszczędnościowych. Jak sami twierdzą, każda zaoszczędzona złotówka pozwala im utrzymać opłaty na niskim poziomie.
Chociaż praca ta niekoniecznie wpisuje się w tradycyjny ERA Group , główny cel pozostaje ten sam: zwiększanie wydajności i poprawa wyników finansowych. W przeszłości praca ta koncentrowała się na żywieniu i cateringu w sekcjach internatowych, ale w ciągu ostatnich kilku lat obie strony starały się rozszerzyć zakres działań o inne obszary, takie jak stołówki, mundurki i materiały biurowe. W rezultacie większość stycznia poświęcono na zamknięcie roku 2024 i przygotowanie podstaw na rok 2025.
Najważniejsze obszary, w których osiągnęliśmy sukcesy w styczniu
Monitorowanie kosztów posiłków: Jedna ze szkół z zadowoleniem odnotowała wzrost kosztu jednego posiłku o mniej niż 2% w 2024 r., co w obecnych warunkach rynkowych stanowi pozytywny wynik. Szkoła O nas swoje wydatki z 2024 r., poszukując dodatkowych możliwości ich optymalizacji, oraz Analiza porównawcza posiłków.
Analiza wyników stołówek: Wykazaliśmy 40-procentową różnicę w wydatkach na jednego ucznia między poszczególnymi szkołami, wskazując możliwości lepszej kontroli kosztów i/lub zwiększenia potencjału.
Korekty cen i wyników sprzedaży: Przeanalizowaliśmy ceny w stołówkach oraz trendy sprzedażowe, aby zapewnić zgodność z planami budżetowymi na rok 2025, a jednocześnie zidentyfikować możliwości Oszczędności i rzeczywiście, kilka się znalazło).
Przetarg w kategorii produktów spożywczych: Osiągnięto 9% Oszczędności kategorii, która wcześniej nie była objęta umową, co stanowi uzupełnienie 21% Oszczędności uzyskanych Oszczędności w innej kategorii produktów spożywczych.
Analiza zużycia papieru do drukarek: Jedna z większych pozycji wydatków szkoły. Analiza porównawcza liczbą uczniów, stwierdziliśmy, że zużycie papieru na jednego ucznia utrzymuje się na stałym poziomie około 1,25 ryzy rocznie, co oznacza, że wzrost wydatków odnotowany w 2024 r. wynikał ze wzrostu liczby uczniów, a nie z podwyżek cen, jak początkowo zakładano (ceny faktycznie spadły). Biorąc pod uwagę przejście na naukę cyfrową i korzystanie z komputerów, spodziewaliśmy się spadku zużycia papieru, ale dane wydają się sugerować coś innego.
Trendy dotyczące mundurków: Chociaż jedna ze szkół była ogólnie zadowolona z wyników swojej sprzedaży mundurków, chciała uzyskać bardziej szczegółową analizę wzorców zakupowych. Jedno z ustaleń wykazało, że uczniowie kupują obecnie średnio 1,5 koszuli rocznie, co stanowi wzrost w porównaniu z jedną koszulą rocznie zaledwie cztery lata temu, a łączna liczba zakupionych artykułów na ucznia wzrosła o 50% w porównaniu z okresem przed pandemią COVID-19. Wykazaliśmy również, że główny dostawca podniósł ceny w zeszłym roku o około 5%.
Ćwiczenie to przeprowadzamy co kwartał, aby szkoły wiedziały, jak realizują budżet. Wszelkie odchylenia są wyjaśniane, a w razie potrzeby podejmowane są działania naprawcze. Analiza i Wniosku proste i niewielkie Analiza i Wniosku pomagają szkołom udoskonalić zarządzanie zapasami, zoptymalizować koszty i poprawić proces budżetowania.
Rosnące zapotrzebowanie na Analiza porównawcza
Analiza porównawcza coraz ważniejszym narzędziem służącym do analizy wewnętrznej i porównań z innymi placówkami w przypadku szkół i przedsiębiorstw. W ciągu ostatnich siedmiu lat współpracy z tymi szkołami Analiza porównawcza od stwierdzenia „nie dysponujemy danymi” do roli kluczowego narzędzia wspomagającego podejmowanie decyzji.
Przykładem wykorzystania analizy przez szkołę jest kwestia zużycia papieru. Gdy ustaliliśmy, że zużycie papieru nie odpowiadało oczekiwaniom, szkoła mogła szybko zidentyfikować źródło problemu i podjąć odpowiednie działania naprawcze.
Szkoły te pytają:
„Jak nam idzie? Co możemy poprawić? A w jakich obszarach już osiągamy dobre wyniki?”
Wykorzystanie danych dotyczących liczby studentów pozwoliło nam przeanalizować trendy w wydatkach w kluczowych kategoriach, co dało nam głębszy Analiza i Wniosku pozwoliło Analiza i Wniosku. Niektóre z naszych danych sięgają już 2017 roku, czyli okresu sprzed pandemii COVID-19, i zapewniają cenną perspektywę długoterminową.
Wraz ze wzrostem świadomości szkół na temat finansowych konsekwencji rośnie zainteresowanie Analiza porównawcza dogłębną analizą danych. A jak nieustannie przypominają mi obie szkoły, stawka jest naprawdę wysoka.
Jeśli interesuje Cię Analiza porównawcza zarządzanie kosztami w Twojej szkole lub organizacji, chętnie porozmawiam i sprawdzę, jakie są możliwości.
Chętnie przedstawię tę sprawę zarządowi lub kierownictwu wyższego szczebla, jeśli pomoże im to zrozumieć związane z tym możliwości. Jest to zbyt ważna kwestia, by ją zignorować lub pomijać.
