Czy wydatki związane z obsługą spraw pozostałych generują koszty dla Twojej firmy? (Część 1)

Odpowiedź brzmi najprawdopodobniej „tak”; a oto dlaczego:

Kwestia ta jest często pomijana lub odkładana na bok, gdy mowa o wydatkach ubocznych. Szczegółowe przeglądanie każdego wydatku wydaje się zbyt trudne lub czasochłonne. Być może brakuje Państwu zasobów lub czasu, albo uważają Państwo, że nie jest to posunięcie strategiczne. Oto niektóre z powodów lub wymówek, które słyszę od dyrektorów finansowych i kierowników finansowych; choć większość z nich przyznaje, że jest to obszar, w którym można osiągnąć Oszczędności. Mówią mi, że powinni coś O nas zrobić, ale są zajęci. Jest to dla mnie źródłem frustracji, ponieważ tak ciężko pracują, aby zarabiać pieniądze, podczas gdy szybka weryfikacja mogłaby zwiększyć zyski firmy o tysiące bez konieczności pracy w nadgodzinach.

Oto pierwsza część dwuczęściowej serii, w której wyjaśniam, czym są wydatki z segmentu „tail spend” oraz jak można je analizować i ograniczać bez marnowania czasu Twojego zespołu.

Czym są wydatki z segmentu tail spend?

Pojęcie „tail spend” jest definiowane różnie w poszczególnych organizacjach, jednak najczęściej stosuje się zasadę 80/20 (zasadę Pareto), jak pokazano na rysunku 1.

Termin ten odnosi się do 20% najniższych wydatków, które zazwyczaj generuje 80% dostawców. Wydatki z tej kategorii są zazwyczaj uznawane za zakupy o niskiej wartości, ponieważ stanowią jedynie niewielką część (20%) całkowitych kosztów. W większości firm można je nazwać „wydatkami nieuregulowanymi” lub „wydatkami niestrategicznymi”.

Wydatki z segmentu „tail” znane są również jako wydatki „niekontrolowane” lub „niezgodne z wytycznymi”. I rzeczywiście powodują one kłopoty!

Wykres 1. Wydatki z segmentu „tail spend”. Źródło: ERA Group

Kategoria „tail spend” może obejmować tysiące materiałów eksploatacyjnych i pozycji asortymentowych, w tym środki ochrony indywidualnej, opakowania, materiały wysyłkowe i magazynowe, środki do sprzątania i higieny, gazy przemysłowe oraz artykuły biurowe. Lista ta jest nieskończona. Może to być lista dość obszerna i przytłaczająca. Same w sobie wydatki te są minimalne, ale zapewniam was: sumują się!

Ogólnie rzecz biorąc, w organizacjach panuje niewielka świadomość tego, jak duże kwoty wiążą się z wydatkami typu „tail spending”, a wiedza na temat skutecznego zarządzania nimi jest jeszcze mniejsza. Prowadzi to często do tego, że firmy tracą co roku tysiące, a w niektórych przypadkach nawet setki tysięcy dolarów. Są to pieniądze, które nieświadomie i niepotrzebnie wypłacają dostawcom, podczas gdy można by je lepiej wykorzystać.

Wyzwanie związane z wydatkami z segmentu „tail spend” ma dwa aspekty: po pierwsze, należy zidentyfikować kategorie, w których koszty znacznie przekraczają założenia; po drugie, trzeba ustalić, w jaki sposób odzyskać te Oszczędności.

O ile pieniędzy się pozbawiasz?

Chociaż wydatki z segmentu „tail spend” są niewielkie w porównaniu z całkowitymi kosztami, to właśnie w tym obszarze Oszczędności osiągnąć znaczne Oszczędności . Środki te można przeznaczyć bezpośrednio na poprawę wyniku finansowego lub wykorzystać do sfinansowania nowego projektu lub zatrudnienia nowych pracowników.

Po wielu latach pracy w dziedzinie redukcji kosztów zauważyłem, że Oszczędności zarządzania wydatkami typu „tail spend” mogą wynieść od 10% do 15% już w pierwszym roku. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że Oszczędności odpowiedniego zarządzania poszczególne kategorie mogą przynieść nawet 40% Oszczędności .

Te potencjalne Oszczędności często pomijane jako wewnętrzne źródło środków finansowych ze względu na niskie oczekiwania co do zwrotu z inwestycji, brak przejrzystości, brak zasobów wewnętrznych oraz brak odpowiednich danych porównawczych.

Jeśli Twoje wydatki na mniej znaczących dostawców wynoszą 1 milion dolarów, to 10-procentowa Oszczędności 100 000 dolarów. Wyobraź sobie, że możesz odzyskać te pieniądze w ciągu kilku miesięcy bez konieczności rozwiązywania umów z dostawcami czy zwalniania pracowników. To naprawdę miłe uczucie.

Kolejnym efektem przeprowadzenia analizy wydatków o niskiej wartości oraz podjęcia działań mających na celu rozwiązanie ewentualnych problemów jest poprawa wydajności działów zaplecza. W wyniku tego procesu uzyskuje się sprawniejszy przebieg rozliczeń i mniej niejasności, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby.

Analiza wydatków o niskiej wartości: od czego zacząć?

Perspektywa zajęcia się wydatkami o niskiej wartości może wydawać się zniechęcająca; często firmy nie dysponują zasobami, które pozwoliłyby im przeanalizować dziesiątki tysięcy transakcji, które zazwyczaj nie są zapisane w formacie umożliwiającym łatwą analizę.

Od czegoś trzeba zacząć i pamiętaj, że istnieją firmy zewnętrzne, które mogą Ci w tym pomóc, a nawet wykonać to za Ciebie.

Pierwszym krokiem jest wykrycie i zidentyfikowanie wydatków o niskiej wartości w Twojej firmie. Będą one prawdopodobnie różnić się w zależności od firmy, dlatego warto poświęcić na to czas. Jak wspomniano wcześniej, najprostszym sposobem na ich zdefiniowanie jest zastosowanie zasady Pareto.

Gdy wszyscy już dobrze rozumieją O nas , pozostaje tylko zebrać dane do analizy. Kiedy pomagam klientom, często przekazują mi stos dokumentów w formacie PDF lub faktur, które następnie przekształcam do formatu cyfrowego.

Gdy dane zostaną odpowiednio przygotowane do analizy, a także ujednolicone i oczyszczone, analiza pozwoli ustalić, na co przeznaczane są środki i kim są dostawcy. Istnieje również oprogramowanie, które ułatwia i przyspiesza ten proces, dzięki czemu w krótkim czasie można wskazać możliwości oszczędności.

W końcu chcemy zrozumieć, z jakich podmiotów i wydatków składa się Państwa „tail spend”. Wtedy będziemy mogli coś O nas zrobić.

Gdy już wiemy, gdzie dochodzi do nadmiernych wydatków i kto za tym stoi (może to być błąd w wycenie lub sytuacja, w której ktoś wydaje pieniądze bez odpowiedniego upoważnienia), pomagamy ustalić, jak O nas poradzić.

Niektóre narzędzia programowe, takie jak SpendVue™ firmy ERA, dostarczają kadrze kierowniczej najwyższego szczebla szczegółowych informacji na temat wydatków organizacji, w tym wydatków z segmentu „tail spend”. Korzystając z tego narzędzia, certyfikowani analitycy dogłębnie analizują dane finansowe i stosują autorskie wskaźniki branżowe firmy ERA w celu wykrycia nieprawidłowości w wydatkach. Efektem tej pracy jest zestaw jasnych, natychmiastowych i praktycznych Analiza i Wniosku w przystępnej formie. Następnie doradca wspólnie z Państwem określi ścieżkę poprawy przepływów pieniężnych, która najlepiej odpowiada potrzebom Państwa organizacji. Krótki film przedstawiający działanie^SpendVueTM można obejrzeć pod następującym linkiem: https://vimeo.com/680583659.

W części 2 tej serii omówimy, co można zrobić z wydatkami z segmentu tail spend, gdy już lepiej zrozumiesz, na czym one polegają.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej O nas wydatkami typu tail spend, Skontaktuj się Grantem Morrowem.

Grant Morrow jest głównym konsultantem w ERA Group certyfikowanym doradcą SpendVue. Posiada ponad 30-letnie praktyczne doświadczenie we współpracy z małymi i średnimi przedsiębiorstwami, pomagając im zidentyfikować obszary nadmiernych wydatków oraz opracowywać strategie lepszego zarządzania kosztami.