W złożonych środowiskach, w których system SAP ERP jest dostępny dla licznej i zróżnicowanej grupy użytkowników, zarządzanie licencjami nie jest sprawą błahą i z czasem może prowadzić do rozbieżności między faktycznym wykorzystaniem poszczególnych modułów SAP a tym, co zostało uzgodnione w umowie (i za co zapłacono).
To niewspółosiowość może powodować dwa różne rodzaje problemów, w zależności od sytuacji:
- Z biegiem czasu liczba użytkowników aplikacji wzrosła; a jeśli nie poinformowano o tym firmy SAP i nie wynegocjowano odpowiednich warunków, firma płaci mniej niż powinna i może zostać poddana specjalnym kontrolom przeprowadzanym przez SAP lub jednego z jej partnerów, co może pociągnąć za sobą nieprzyjemne konsekwencje w postaci kar nałożonych przez SAP.
- Jeśli natomiast z różnych powodów rzeczywiste wykorzystanie systemu z czasem spadło lub jeśli niektóre z wykupionych modułów nigdy nie były faktycznie używane, dochodzi do odwrotnej sytuacji, tzn. firma płaci więcej, niż powinna.
Model kalkulacji licencji SAP nie opiera się wyłącznie na nominalnych licencjach na użytkownika, lecz jest określany przez zagregowany wskaźnik wykorzystania zwany FUE (Full Usage Equivalent). Użytkownicy są klasyfikowani do kilku kategorii w zależności od poziomu interakcji z systemem, a niektóre kategorie są „silniejsze” od innych: na przykład użytkownik uprawniony do modyfikowania kodu źródłowego należy do klasy o większych uprawnieniach niż użytkownik, który ma uprawnienia wyłącznie do przeglądania oferowanych funkcji; w związku z tym pierwszy użytkownik zużywa oczywiście więcej FUE niż drugi.
FUE jest pod względem koncepcyjnym podobne do „waluty”, która określa zakres uprawnień przyznanych każdemu użytkownikowi; obejmuje to kombinację wielu uprawnień dostępu, które mogą się różnić w zależności od modułu.
To wyjaśnia stwierdzenie zawarte na początku artykułu, a mianowicie, że jeśli nie zajmie się tym odpowiednio, zarządzanie licencjami SAP może z czasem doprowadzić do sytuacji, w której rzeczywiste wykorzystanie licencji będzie znacznie odbiegało od warunków umowy.
W takich sytuacjach ERA Group pomóc klientowi w regularnej analizie stanu wykorzystania systemu SAP w firmie, aby uzyskać jasny i aktualny obraz sytuacji.
Po drugie, ERA może również zapewnić klientom wsparcie niezbędne do lepszej organizacji negocjacji z firmą SAP, która – podobnie jak wszyscy najwięksi dostawcy oprogramowania – nie rezygnuje łatwo ze swoich stałych przychodów, nawet w przypadku wystąpienia błędów, proponując aktualizacje technologiczne, które mogą, ale nie muszą być interesujące dla danej firmy.
Bardzo aktualnym przykładem jest szeroko komentowana aktualizacja systemu SAP do wersji S/4 z silnikiem bazy danych HANA (firma SAP ogłosiła niedawno, że do końca 2027 roku zaprzestanie wsparcia dla wszystkich wersji R/3 ECCS).
Z tego powodu, oprócz dysponowania jasnymi i obiektywnymi danymi, konieczne jest opracowanie odpowiedniej strategii negocjacyjnej, opartej na dokładnym zrozumieniu potrzeb i strategii Państwa firmy w kontekście dalszego rozwoju tego narzędzia.
