Sukcesy i nie tylko…

Refleksje na temat siedmioletnich zaręczyn

Często jestem pytany, jak wygląda „sukces” w mojej pracy. Zaczyna się od Oszczędności, ale rzadko chodzi wyłącznie O nas . Dla niektórych klientów ma to charakter czysto finansowy – chodzi o procenty lub konkretne liczby. Dla innych chodzi O nas konsolidację O nas , uzyskanie głębszej Analiza i Wniosku biznesowej Analiza i Wniosku, pewność co do podejmowanych decyzji lub połączenie wszystkich tych czynników.

W tym wydaniu Costedge chciałem zacząć opowiadać o tym, jak wygląda sukces – lub jego brak – w przypadku niektórych klientów i projektów, nad którymi pracuję, a także o wnioskach, jakie wyciągnąłem po drodze.

Studium przypadku: prywatna szkoła z internatem; Perth

Współpracuję z tym klientem – prywatną szkołą z internatem w Perth – od ponad siedmiu lat; był to jeden z moich pierwszych klientów, kiedy zakładałem firmę w ramach ERA Group. Pierwotna współpraca skupiała się na jednej kluczowej dziedzinie: usługach gastronomicznych dla ich internatu. Od samego początku klient miał trzy bardzo jasno określone cele:

Odpowiedzialność zarządu

– Musiał być w stanie z przekonaniem odpowiedzieć na powracające pytanie zarządu: „Czy uzyskujemy najlepsze warunki?”

Większy nadzór

– Chciał uzyskać lepszy wgląd w wyniki i działalność zewnętrznego dostawcy usług cateringowych.

1. Oszczędności – Chociaż na początku nie były one jasno określone, Oszczędności nadal Oszczędności kluczowy cel.

Ze względu na niewielki zespół finansowy oraz ograniczone zasoby i możliwości wewnętrzne w tej dziedzinie, zwrócił się do ERA Group pomoc w osiągnięciu tych celów.

Zgodnie z metodologią ERA

Rozpoczęliśmy projekt, stosując czterostopniową metodologię ERA:

• Analiza –Zebraliśmy dane dotyczące faktur z ostatnich 12 miesięcy i przedstawiliśmy je w raporcie analitycznym.
• Zapytanie ofertowe –wspólnie z klientem opracowaliśmy szczegółowe zapytanie ofertowe (RFP) i zaprosiliśmy do udziału trzech dostawców.

Wybór i wdrożenie

– Obecny dostawca usług cateringowych został wybrany spośród trzech firm zaproszonych do udziału w przetargu; zaoferował on Oszczędnościrzędu 14% – kwotę rzędu kilkuset tysięcy dolarów oraz dodatkowe korzyści.

• Monitorowanie –Ponieważ nie było potrzeby przeprowadzania pełnego wdrożenia, szybko przeszliśmy do fazy monitorowania.

Najciekawsze w tej sytuacji było to, że dotychczasowy wykonawca – w obliczu potencjalnej utraty kontraktu – zapewnił znaczne Oszczędności dodatkowe korzyści, których wcześniej nie oferował, a także wznowił współpracę, co pokazuje siłę testów rynkowych, nawet jeśli ostatecznie nie doszło do zmiany dostawcy.

Faza monitorowania: platforma zapewniająca stałą wartość

Proces monitorowania okazał się niezbędny. Dzięki współpracy z firmą cateringową wprowadziliśmy skuteczne wskaźniki i mechanizmy nadzoru:

• Rzeczywista liczba posiłków
• Standardowe; szczegółowe dane dotyczące stanów magazynowych (SOH)
• Regularne raporty dotyczące marnotrawstwa żywności
• Comiesięczne spotkania z dostawcami
• Kwartalne raporty z wyników wraz z punktami do omówienia oraz Analiza i Wniosku

Dzięki temu zarówno szkoła, jak i firma cateringowa mogły dopracować swoje działania i zidentyfikować dodatkowe możliwości Oszczędności. Wprowadziliśmy również nowe korzyści, które nie były uwzględnione w pierwotnym zleceniu, w tym coroczne stypendia oraz wsparcie na inwestycje budowlane – korzyści, których klient nie przewidział ani nie miał wcześniej.

No więc… Czy to był sukces?

Tak…

Oto, jak projekt wypadł w porównaniu z pierwotnymi celami:

1. Konkurencyjne ceny? ✔ Tak. Dzięki przetargowi udało nam się porównać oferty. Po złożeniu zaktualizowanej oferty dotychczasowy wykonawca okazał się najbardziej konkurencyjny, a klient może teraz bez obaw stawić czoła ewentualnej kontroli ze strony zarządu.
2. Lepszy nadzór? ✔ Tak. Sprawozdawczość, przejrzystość oraz dialog z dostawcami uległy znacznej poprawie i przyniosły korzyści.
3. Oszczędności? ✔ Tak. Oszczędności 14% Oszczędności ; z czasem Oszczędności kolejne możliwości Oszczędności .

Jak powiedział klient: „Osiągnęliśmy korzyści, których nie udałoby nam się osiągnąć bez pomocy firmy ERA”.

Obecnie wkraczamy w trzeci okres przedłużenia umowy i ósmy rok monitorowania; projekt ten stanowi doskonały przykład tego, jak długotrwała współpraca i regularne przeglądy mogą przynieść rzeczywistą, długoterminową wartość.

Wnioski płynące z tego projektu…

• Zaskakujące jest to, co mogą zaoferować długoletni dostawcy, gdy się z nimi skontaktujemy i sformalizujemy współpracę. Widzę to raz po raz. Wydaje się, że znamy dostawcę, z którym współpracujemy od dawna…
• Siła monitoringu: W tym przypadku dzięki monitoringowi udało się zidentyfikować kilka kluczowych obszarów wymagających uwagi, takich jak marnotrawstwo żywności.
• W jaki sposób współpraca z dostawcą może przynieść dodatkowe korzyści i pomóc w rozwiązywaniu pojawiających się problemów.
• Wprowadzenie i znaczenie Analiza porównawcza lepszym zrozumieniu działalności firmy.

W następnym wydaniu skupię się na innej szkole, która ma zupełnie inne cele; ta sama kategoria.

Grant Morrow
Główny konsultant
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com