Technologia powinna zwiększać przewagę konkurencyjną, a nie generować koszty. Jednak w ciągu ostatnich 12–18 miesięcy przeanalizowałem zbyt wiele przedsiębiorstw, w których nieznaczne podwyżki cen, automatyczne przedłużenia umów i nieuporządkowane kwestie licencyjne stanowią niewidoczny obciążenie dla wskaźnika EBIT. Zarządy rzadko dostrzegają ten problem, dopóki ktoś nie przyjrzy się tym wydatkom pod lupą z biznesowego punktu widzenia.
We wszystkich kategoriach koszty technologiczne rosną o 10–15% rocznie, podczas gdy umowy są przedłużane, a założenia stają się coraz bardziej sztywne. Infrastruktura Microsoftu rzadko jest zoptymalizowana; sprzęt dla użytkowników końcowych i niszowe rozwiązania SaaS są nadmiernie rozbudowane; usługi zarządzane odbiegają od oczekiwanej wartości; a zespoły wewnętrzne, pod presją czasu, godzą się z obecnymi kosztami operacyjnymi jako z nieuniknionym faktem.
Nie trzeba przy tym iść na żadne kompromisy. Dzięki konsekwentnej Analiza porównawcza, optymalizacji zatrudnienia i rygorystycznemu przestrzeganiu warunków umów można osiągnąć Oszczędności rzędu setek tysięcy, Oszczędności tracąc przy tym na wydajności.
W jednej z kancelarii prawnych renegocjowaliśmy warunki przedłużenia umowy na oprogramowanie SaaS do zarządzania praktyką i sprawami: sześcioletni okres obowiązywania z możliwością corocznego wypowiedzenia po upływie dwóch lat, wiążący plan realizacji z ustalonymi terminami oraz klauzula karna – brak realizacji kamieni milowych oznacza brak płatności. Efekt: oszczędności w wysokości ponad 500 000 funtów w ciągu sześciu lat.
W przypadku innej firmy zastąpiliśmy sztywną, trzyletnią umowę MSA z Microsoftem elastycznym miesięcznym planem CSP oraz dostosowaliśmy liczbę użytkowników i infrastrukturę do rzeczywistych potrzeb, co przyniosło oszczędności w wysokości ponad 100 000 funtów rocznie przez trzy lata. W przypadku przedsiębiorstwa energetycznego portfel usług o wartości 2,2 mln funtów, obejmujący ponad 80 usług, pozwolił uzyskać oszczędności w wysokości ponad 2 mln funtów w ciągu trzech lat – O nas – dzięki 75 ukierunkowanym działaniom, które pozwoliły uporządkować umowy, specyfikacje i relacje z dostawcami.
„Dobre” rozwiązanie to elastyczność w umowach, regularna (co kwartał) weryfikacja stanu licencji, dyscyplina w korzystaniu z chmury – polegająca na wdrażaniu rozwiązań tam, gdzie można to przewidzieć, i zachowaniu elastyczności tam, gdzie nie – oraz usługi zarządzane oceniane pod kątem wyników biznesowych, a nie samego nakładu pracy. Co najważniejsze, należy wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za całościowe zarządzanie kwestiami handlowymi w obszarach IT, finansów oraz Zakupy / Zaopatrzenie.
ERA to Niezależny nie mamy żadnych zobowiązań wobec dostawców. Nasze cele pokrywają się z Państwa celami: lepsza struktura kosztów bez utraty wydajności. Jeśli nie uda nam się znaleźć oszczędności, nie ponoszą Państwo żadnych kosztów. W większości przypadków udaje nam się to osiągnąć – i to w stopniu przewyższającym oczekiwania.
Nie czekaj na odnowienie umowy. W wielu obszarach rozważa się zmiany w trakcie trwania umowy. Jeśli ta propozycja Cię interesuje, skontaktuj się z nami, abyśmy mogli dokładnie przeanalizować Twoje wydatki na technologie.
