6 wskazówek, jak obniżyć koszty usług sprzątania w firmach

Usługi sprzątania i utrzymania czystości należą do najważniejszych w przedsiębiorstwach.

W przypadku na przykład siłowni, supermarketów i restauracji inwestycja ta może mieć nawet wyższy priorytet. Oprócz kosztów pracy tego typu usługi wymagają do prawidłowego funkcjonowania wykorzystania szeregu elementów, które stanowią część struktury kosztów. Oto kilka prostych środków, które można wdrożyć, aby obniżyć koszty sprzątania i dezynfekcji w firmie. Chociaż dla wielu osób usługi sprzątania i dezynfekcji wydają się w firmach niewidoczne, stanowią one działanie o ogromnym znaczeniu w codziennym życiu.

W takich miejscach jak supermarkety, siłownie, przychodnie i restauracje czystość i higiena mają zasadnicze znaczenie dla wizerunku całej firmy.

Zespoły dbają o odpowiednie warunki higieniczne we wszystkich obiektach, przyczyniając się w ten sposób do dobrego samopoczucia i poprawy jakości życia pracowników oraz kadry kierowniczej. Zadbane otoczenie motywuje ludzi i sprawia, że czują się oni komfortowo. Ponadto przyczynia się ono do budowania pozytywnego wizerunku firmy wśród klientów i partnerów.

Jest to jednak obszar zarządzania, który obejmuje szereg elementów:

• Zasoby infrastrukturalne: sprzęt o różnej wielkości, w zależności od skali i rodzaju działalności firmy;
• Produkty: na rynku dostępna jest szeroka gama produktów przeznaczonych do różnych zastosowań i o różnych właściwościach;
• Kadry: wykwalifikowani i przeszkoleni pracownicy;
• Szkolenia: bieżące szkolenia dla zespołów;
• Woda i energia: jest to obszar, w którym zużycie tych zasobów jest zazwyczaj wysokie.

Jak widać, w przypadku każdej z tych pozycji istnieją dodatkowe aspekty – konserwacja sprzętu, koszty związane z rozwiązaniem umów, kontrola zużycia – co sprawia, że sektor sprzątania i higieny jest złożony, co w praktyce oznacza, że może stać się swego rodzaju firmą w firmie.

Jak sprawdzić, czy koszty sprzątania i utrzymania higieny w Twojej firmie są na odpowiednim poziomie? A kiedy okazuje się, że są one zbyt wysokie i należy je ograniczyć?

Porozmawiajmy O nas wskazówek, jak obniżyć koszty związane z usługami sprzątania i dezynfekcji w firmach.

Znaczenie planu zarządzania usługami sprzątania w przedsiębiorstwach

‍

Sektor usług sprzątania i higieny składa się zazwyczaj z grupy pracowników, którzy wykonują swoje zadania w całej firmie, w godzinach pracy lub na zmiany, dlatego konieczne jest odpowiednie planowanie, aby zapewnić jak najefektywniejsze wykorzystanie zasobów:

• Dokładnie zidentyfikować obszary i potrzeby;
• Należy unikać sprzątania w nieodpowiednich porach;
• Szybko reaguj na sytuacje awaryjne;
• Nawiąż dobre relacje z innymi pracownikami.

Wszystko to ma na celu osiągnięcie jak najlepszej wydajności i wyników, które przynoszą korzyści dla środowiska. Ponadto konieczne jest zapewnienie wskazówek dotyczących racjonalnego stosowania produktów, prawidłowej obsługi sprzętu oraz właściwych procedur w poszczególnych obszarach, a także innych kwestii.

Skuteczny plan zarządzania powinien określać:

• W jaki sposób i jak często będą sprzątane poszczególne pomieszczenia w firmie;
• Produkty, sprzęt, harmonogramy i procedury;
• Harmonogram sprzątania i dezynfekcji – obszary, dni i godziny rutynowego oraz doraźnego sprzątania;
• Lista pracowników;
• Procedury dotyczące użytkowania i przechowywania sprzętu oraz środków czyszczących;
• Polityka świadomego zużycia wody i energii;
• Zasady postępowania na terenie firmy;
• Wytyczne dotyczące noszenia mundurów i sprzętu ochronnego;
• Miesięczny budżet na wszystkie koszty operacyjne w tym obszarze;
• Audyty i wskaźniki wydajności.

Podobnie jak w każdym innym obszarze działalności firmy, sukces sektora sprzątania i higieny zależy od starannego zarządzania, które pozwala na analizę struktury poszczególnych kosztów.

Jak możemy obniżyć koszty usług sprzątania w firmie?

Pomimo tego, że działania w sektorze sprzątania i higieny są niezbędne i złożone, a związane z nimi koszty wysokie, istnieje wiele dobrych sposobów na ich obniżenie:

1. Na bieżąco sprawdzaj ceny środków czystości

Jest to zasada, którą można znaleźć we wszystkich podręcznikach dotyczących zarządzania kosztami, ale w tym przypadku ma ona jeszcze większe znaczenie. Na rynku dostępnych jest wiele różnych produktów, marek i klas jakości, dlatego konieczne jest dokładne zbadanie dostępnych opcji oraz sposobów zakupu dużych ilości po najkorzystniejszej cenie.

2. Zainwestuj w szkolenia pracowników

Niezwykle ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, jak najskuteczniej korzystać ze środków czystości i sprzętu, co pozwala na lepsze i bardziej efektywne wykorzystanie wody oraz energii – dwóch elementów, które zazwyczaj stanowią znaczne obciążenie dla budżetu przedsiębiorstw.

Kolejną ważną kwestią jest stosowanie sprawdzonych metod czyszczenia oraz korzystanie ze środków ochrony osobistej – nie tylko w celu oszczędzania czasu i materiałów, ale także ze względów zdrowotnych, wynikających z przyjmowania prawidłowej postawy ciała.

3. Zachęcaj innych pracowników do udziału

W tym przypadku kierujemy się tą samą zasadą, co służby sprzątające w miastach i miejscach publicznych: ich obecność nie oznacza, że powinniśmy zaniedbywać czystość i higienę w Branże. Firma powinna wprowadzić jako standardową procedurę przestrzeganie przez wszystkich prostych zasad utrzymywania porządku w miejscu pracy, tak aby nie powstawały miejsca, w których gromadzi się brud, resztki jedzenia i owady, w tym w szufladach.

Ponadto konieczne jest pozbywanie się zbędnych materiałów – albo jako śmieci, albo w celu recyklingu. W ten sposób można ograniczyć zużycie produktów i sprzętu, a być może nawet zmniejszyć częstotliwość wizyt ekip sprzątających, co ostatecznie pozwoliłoby zoptymalizować liczbę pracowników zatrudnionych do świadczenia tego rodzaju usług.

4. Zoptymalizuj stan zapasów produktów w jak największym stopniu

Dysponując listą dostawców, którzy utrzymują dobre relacje z firmą i oferują rozsądne ceny, nie ma konieczności gromadzenia dużych zapasów środków czystości. Ważne jest, aby zapewnić dobrą kontrolę zapasów, umożliwiającą szybką wymianę towaru. Dzięki temu możliwe jest wydłużenie terminów zakupu i płatności.

5. Wprowadź praktyki związane z odbiorem odpadów nadających się do recyklingu

Firmy coraz bardziej zdają sobie sprawę ze znaczenia ponownego wykorzystywania materiałów i dbania o środowisko. Najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie zasad, zgodnie z którymi wszyscy pracownicy – niezależnie od stanowiska – będą segregować surowce wtórne. W niektórych firmach surowce te są później sprzedawane, a nawet generują dochody.

6. Rozważ outsourcing

Jak dotychczas widzieliśmy, sektor usług sprzątania i higieny charakteryzuje się dużą różnorodnością procesów i kosztów, a ponadto wymaga stałego zaangażowania zasobów ludzkich.

Czasami okazuje się to nieco bardziej skomplikowanym zadaniem zarządczym, ponieważ nie jest to podstawowa działalność firmy i wymaga specjalistycznej wiedzy. Niezależnie od tego, jak dobrze zorganizowana jest firma, może jej brakować dogłębnej wiedzy niezbędnej do rozwiązywania bieżących problemów oraz do radzenia sobie z niektórymi kosztami, które wykraczają poza budżet.

Outsourcing może być dobrym rozwiązaniem w zakresie zarządzania usługami sprzątania i utrzymania higieny, realizowanym przez firmę zatrudniającą doświadczonych specjalistów i ekspertów branżowych, którzy nieustannie poszukują najlepszych praktyk i najkorzystniejszych cen dla klientów, w tym przypadku dla Państwa firmy.

Czy zlecanie usług sprzątania na zewnątrz pomaga obniżyć koszty?

Istnieje szereg innych środków, które mogą pomóc w obniżeniu kosztów, w zależności od rodzaju działalności, wielkości przedsiębiorstwa oraz kapitału inwestycyjnego.

Jak wynika z niniejszego artykułu, sektor usług sprzątania i higieny ma fundamentalne znaczenie dla jakości życia pracowników w ich codziennym funkcjonowaniu, biorąc pod uwagę, że spędzają oni tak wiele godzin w siedzibach firm. Należy pamiętać, że jest to obszar generujący koszty, który wymaga stałego monitorowania w celu poszukiwania najlepszych praktyk w zakresie optymalizacji kosztów.

ERA Group, międzynarodowa firma konsultingowa specjalizująca się w zarządzaniu kosztami, dysponuje uznaną metodologią zwiększania efektywności oraz wykwalifikowanymi specjalistami z doświadczeniem w tej dziedzinie.