Rzetelna prognoza przychodów i wydatków ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia dobrych wyników biznesowych.
To dobrze zarządzany budżet. Ale co O nas pojawiają się rozbieżności między przychodami a wydatkami i brakuje kapitału? A gdy niektórzy klienci opóźniają płatności? Przepływy pieniężne to niezbędne narzędzie do analizy takich sytuacji. A redukcja kosztów to sposób na poprawę problematycznych przepływów pieniężnych i często ratunek dla firmy!
Budżet jest głównym narzędziem służącym do określenia, skąd będą pochodzić środki oraz na jakie wydatki i koszty zostaną one przeznaczone. Istnieje jednak narzędzie zarządzania, któremu niestety wielu przedsiębiorców i ich menedżerów nie przywiązuje na co dzień należytej wagi, a które ma decydujące znaczenie dla osiągnięcia rentowności: przepływy pieniężne.
Jest to podstawowe narzędzie służące do zarządzania kapitałem krążącym w firmie i określające jej sytuację finansową w danym momencie – czy możemy się rozwijać, czy powinniśmy utrzymać status quo, a może uporządkować nasze sprawy.
W jakiej sytuacji znajduje się obecnie Twoja firma? A może boryka się z problemami z płynnością finansową? Rozwiązaniem może być obniżenie kosztów!
Ale najpierw: czy wiesz, czym jest przepływ środków pieniężnych?
Jeśli nie jesteś tego pewien, to dobra wiadomość jest taka, że zdarza się to częściej, niż nam się wydaje. W rzeczywistości wiele osób uważa, że budżet jest kluczem do sukcesu, o ile się go trzyma.
To prawda tylko częściowo. Skuteczne planowanie budżetu to pierwszy krok na drodze do osiągnięcia zysku, ale w rzeczywistościprzychody i wydatki rozkładają się na różne obszary i podlegają różnorodnym, codziennym, nieprzewidzianym zdarzeniom.
Przepływy pieniężne stanowią narzędzie służące do zarządzania tą rzeczywistością – podczas gdy budżet jest zbiorem definicji, przepływy pieniężne są praktycznym wynikiem wykorzystania środków na inwestycje, wydatki i koszty oraz uzyskania przychodów ze sprzedaży.
Może to też wyjaśnić, dlaczego – gdy w końcu do tego dojdzie – mimo osiągnięcia celów sprzedażowych pod koniec miesiąca nie pozostają żadne pieniądze.
A jak powinniśmy zarządzać przepływami pieniężnymi?
Głównym czynnikiem decydującym o skutecznym zarządzaniu przepływami pieniężnymi jest częstotliwość kontroli, a dla wszystkich firm idealnym rozwiązaniem jest kontrola codzienna.
Może się to wydawać przesadą, zwłaszcza w przypadku firm organizujących niewiele wydarzeń, ale nadal jest to najlepszy sposób na przewidywanie ewentualnych problemów lub podejmowanie szybkich decyzji w nieprzewidzianych okolicznościach, zwłaszcza na początku działalności oraz w sytuacji, gdy wdrażasz to w sytuacji, w której wymagana jest duża uwaga.
Jak wdrożyć i aktualizować przepływy pieniężne?
- Nie ma jednej uniwersalnej metody zarządzania tym – możemy skorzystać z dobrze zorganizowanego arkusza kalkulacyjnego lub z systemu. Najważniejsze jest to, aby łatwo było wprowadzać dane i szybko wyświetlać wyniki;
- Utwórz zestawienie przychodów i wydatków zawierające kwoty budżetowe i rzeczywiste;
- Zapisz salda początkowe wszystkich rachunków bieżących;
- Zapisz miesięczne kwoty przewidziane w budżecie na wydatki i dochody;
- Zapisuj wszystkie poniesione wydatki – bez wyjątku – podając ich rodzaj, kwotę i datę płatności;
- Należy rejestrować każdy przychód, podając te same informacje i prognozy dla każdej zrealizowanej sprzedaży.
Dzięki tym wstępnym i codziennym aktualizacjom dysponujemy zestawieniem przepływów pieniężnych, które wskaże, czy prognozowany zysk na koniec miesiąca się potwierdzi oraz czy w danym dniu wystąpi saldo ujemne – a także pozwoli nam przewidzieć działania mające na celu uniknięcie strat finansowych i narastającej nierównowagi.
Problemy z przepływami pieniężnymi: jak je analizować?
Oczywiście przepływy pieniężne mogą stać się ujemne z powodu konkretnej sytuacji – na przykład opóźnienia w płatności ze strony klienta – co jest naturalnym zjawiskiem w codziennym życiu finansowym firmy. Jeśli jednak sytuacja ta powtarza się, przed podjęciem działań należy zadać sobie kilka ważnych pytań:
Czy otrzymano już wszystkie płatności od klientów?
Niewypłacalność stanowi nieodłączne ryzyko, zwłaszcza w niestabilnych gospodarkach, takich jak nasza. Różnica między prognozą a rzeczywistym wynikiem może zniweczyć zysk z całego miesiąca. Ważne jest, aby każdy przypadek rozpatrywać indywidualnie i ocenić ryzyko jego powtórzenia się.
Czy pojawiły się jakieś nieprzewidziane wydatki?
W takim przypadku należy ustalić przyczynę i ocenić, czy sytuacja może się powtórzyć – na przykład przegrana sprawa sądowa dotycząca spraw pracowniczych, na którą nie utworzono rezerwy, będzie wymagała weryfikacji celów w zależności od wpływu tej kwoty, ale jest to zdarzenie jednorazowe.
Czy ujemne salda występują w określonych terminach oraz w ujęciu miesięcznym?
Może to oznaczać, że termin płatności niektórych wydatków lub kosztów jest niezgodny z terminami wpływów lub że zostały one nieprawidłowo uwzględnione w budżecie.
Mogą pojawić się inne pytania, dlatego tak ważne jest codzienne monitorowanie sytuacji, aby jak najszybciej zidentyfikować przyczyny i znaleźć rozwiązania.
Obniżanie kosztów poprzez poprawę płynności finansowej
Analiza kosztów to bardzo skuteczny sposób na zrównoważenie stosunku „przychodów do wydatków” i przywrócenie prawidłowego przepływu środków pieniężnych.
1. Usługi outsourcingowe
Outsourcing to doskonały sposób na obniżenie kosztów w Branże nie są bezpośrednio związane z podstawową działalnością firmy.
Możemy zastąpić dedykowaną strukturę, w przypadku której nie dysponujemy niezbędnym doświadczeniem, aby osiągnąć najlepsze wyniki przy najkorzystniejszych kosztach, firmą dążącą do maksymalnej wydajności, ponieważ jest to jej główny przedmiot działalności. Obszary takie jak ochrona, sprzątanie i różnego rodzaju prace konserwacyjne można zlecić na zewnątrz, poszukując najlepszego stosunku ceny do jakości wśród firm na rynku.
Istotnym kosztem są koszty transportu, jeśli firma korzysta z własnego transportu. Firmy te dysponują odpowiednią wiedzą i koncentrują się na nieustannie zmieniającym się rynku, dzięki czemu są lepiej przygotowane do świadczenia wysokiej jakości usług po niższych kosztach.
2. Zainwestuj w crowdsourcing
Crowdsourcing to rozwiązanie, w ramach którego firma rejestruje się na stronach internetowych, gdzie może ogłaszać zapotrzebowanie na usługi, a różne firmy składają swoje oferty. Jest ono powszechnie stosowane w przypadku różnych wydatków i kosztów niezwiązanych z produkcją i może przynieść znaczne Oszczędności to usług informatycznych, konserwacji, doradztwa i innych dziedzin.
3. Sprawdź stan zapasów
Może się zdarzyć, że poziom zapasów jest wysoki z powodu niższej niż oczekiwano sprzedaży, nierównowagi w procesach zakupowych, niedokładnych danych dotyczących zapasów itp. Jeśli są to produkty, które słabo się sprzedają, warto rozważyć zwrot ich dostawcy, odkupienie po specjalnej cenie lub zorganizowanie promocji.
4. Renegocjować ceny
Przejrzenie listy produktów i dostawców oraz podjęcie próby renegocjacji warunków jest zawsze interesującą alternatywą, zwłaszcza jeśli na rynku działają konkurenci o porównywalnym poziomie kwalifikacji. W niektórych przypadkach można renegocjować warunki na określony czas, aby przywrócić równowagępłynności finansowej, dzięki dobrym relacjom z dostawcą, i powrócić do poprzedniego stanu.
5. Zainwestuj w zarządzanie kosztami
Zarządzanie kosztami to obecnie ważna koncepcja w przedsiębiorstwach – polega na wprowadzeniu kontroli nad wydatkami i kosztami jako elementu polityki firmy, obejmującej plan działania, strategie, wskaźniki oraz zaangażowanie wszystkich działów. Dzięki temu możliwe jest działanie w sposób uporządkowany i osiąganie korzyści we wszystkich Branże.
6. Przeanalizować koszty produkcji
Jest to obszar wymagający szczególnej ostrożności, ponieważ każda zmiana może wpłynąć na jakość produktu. Ponieważ jednak właśnie w tym obszarze Twoja firma ponosi największe nakłady, warto rozważyć współpracę z nowymi dostawcami surowców lub komponentów w celu uzyskania korzystniejszych cen lub warunków płatności.
7. Przegląd procesów firmowych
Często realizujemy procesy w sposób nieefektywny, co wiąże się z nadgodzinami lub koniecznością zamawiania droższych materiałów od dostawców. Warto skupić się na najważniejszych procesach – zwłaszcza Produkcja / Sektor produkcyjny i ocenić, czy nie są one zbyt kosztowne, a także poszukać nowych sposobów działania.
Inne działania, które mogą poprawić płynność finansową
Oprócz obniżenia kosztów istnieją inne długoterminowe działania, które mogą przywrócić równowagę przepływów pieniężnych i zapewnić ponowne osiągnięcie dodatnich wyników.
1. Renegocjować warunki płatności
W obliczu spadku sprzedaży lub zaległości w płatnościach musimy przeanalizować warunki płatności dostawców, aby przywrócić prawidłowy przepływ środków. Należy ocenić, które warunki można zmienić – wyższe wydatki i koszty.
2. Słuchaj swoich pracowników
Pracownicy mają bezpośredni wgląd w codzienne działania i potrafią dostrzec, co może nie działać prawidłowo w procesach, co ostatecznie prowadzi do nieprzewidzianych dodatkowych kosztów. Wsłuchiwanie się w ich opinie i angażowanie ich to świetny sposób na zmotywowanie zespołów do poparcia podejmowanych decyzji.
3. Ponownie przeanalizuj swój budżet
Często dane liczbowe były uwzględniane w budżecie w kontekście innym niż obecny. Przegląd parametrów pomoże Ci stworzyć bardziej realistyczne scenariusze, co pozwoli znaleźć najbardziej realne rozwiązania.
4. Nieustannie analizuj profil swoich klientów i potencjalnych klientów
W zależności od profilu klientów można dostosować strategie sprzedaży i płatności – oferując wyższe raty, rabaty, promocje czy szerszy wybór opcji płatności. W odpowiednich przypadkach może to zachęcić klientów do zakupu i zmniejszyć ryzyko niewywiązania się z płatności.
Jak widać, dobrze zarządzane przepływy pieniężne mają zasadnicze znaczenie dla kondycji finansowej firmy, pozwalają jej utrzymać stabilność i uniknąć nieoczekiwanych strat.
ERA Group, międzynarodowa firma konsultingowa specjalizująca się w zarządzaniu kosztami, dysponuje uznaną metodologią zwiększania efektywności oraz wykwalifikowanymi specjalistami z doświadczeniem w tej dziedzinie.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na niezobowiązujące spotkanie ze specjalistą i wprowadź zmiany w swojej firmie.
