Jeśli chodzi o zarządzanie relacjami z dostawcami, łatwo ulec pokusie, by traktować umowy jako jednorazowe przedsięwzięcia – wynegocjować warunki, odłożyć dokument do archiwum i zająć się czymś innym. Jednak takie podejście może drogo kosztować firmy. Chciałbym O nas subtelne, ale kluczowe wyzwania O nas które z czasem osłabiają wartość umowy: stopniowe rozszerzanie zakresu umowy oraz zmęczenie umową.
Rynek nigdy nie stoi w miejscu
Powiedzmy to jasno — umowy nie działają idealnie. Nie są w stanie. Z najróżniejszych powodów, od dynamicznej natury rynków po nieustannie zmieniające się potrzeby przedsiębiorstw, rzeczywistość w terenie nieustannie się zmienia. I choć klienci często traktują zarządzanie umowami jako zwykłe odhaczanie pozycji na liście — „projekt zrealizowany, czas na następny” — to właśnie tam zaczynają się kłopoty.
Tymczasem dostawcy – i powiem to ostrożnie – zawsze szukają okazji do zwiększenia swoich marż, czasem kosztem klienta. Nie chodzi O nas O nas cyniczni, tylko O nas realistycznie. Dostawcy to podmioty gospodarcze i jeśli nadarzy się okazja do zwiększenia marży, wielu z nich z niej skorzysta. Tak po prostu działają te zasady.
Rozszerzanie się zakresu umowy a zmęczenie umową
W ERA Group pomagamy klientom rozwiązywać dwa odrębne, ale powiązane ze sobą problemy w ramach naszego procesu audytowego: rozrost umów i zmęczenie umowami.
- Do rozszerzania zakresu umowy dochodzi, gdy dostawcy – a nawet zespoły wewnętrzne – nie trzymają się pierwotnych, wynegocjowanych warunków. Na przykład dostawca artykułów biurowych może przedstawić ofertę na produkt bez logo. Jednak gdy klient próbuje złożyć kolejne zamówienie, dowiaduje się, że produkt został wycofany lub jest niedostępny. Zamiast tego proponuje mu się „alternatywę”, która akurat jest znacznie droższa. Rzadko kiedy ta alternatywa wiąże się z lepszą ceną – wręcz przeciwnie. Dostawca kieszonkuje dodatkową Marża, podczas gdy klient płaci więcej za coś, o co nie prosił.
- Z drugiej strony zmęczenie umową ma charakter bardziej bierny. Pojawia się, gdy wszyscy zapominają O nas . Zostaje ona odhaczona z listy, a życie toczy się dalej. A korzyści z tej umowy? Po cichu się ulatniają. Istnieją badania sugerujące, że w ciągu trzech lat pozostaje jedynie O nas pierwotnie wynegocjowanej wartości. Spadek następuje szybko – gwałtownie w pierwszym roku, a potem stopniowo – ale do tego czasu 60% korzyści przepada.
Zachowujemy kontrolę, dostarczamy wartość
I tu właśnie wkraczamy my. Nasz proces audytowy sięga głęboko – do danych, umów i drobnego druku. Cel? Utrzymanie i ochrona pełnej wartości tego, co zostało pierwotnie wynegocjowane. Niezależnie od tego, czy nazwiecie to Oszczędności, opłacalnością czy korzyścią handlową, dbamy o to, by została ona w pełni zrealizowana przez cały Cykl życia umowy.
Nie ograniczamy się tylko do wynegocjowania korzystniejszych warunków – dbamy o to, by umowa była realizowana na najwyższym poziomie, konsekwentnie i przez długi czas. To właśnie stanowi kluczowy element wyróżniający podejście ERA.
Mini-przetargi: proaktywne usprawnienie
Oprócz tego wraz z moim kolegą Jamesem obserwujemy rynek. Jeśli dostrzegamy jakieś trendy – na przykład wahania w branży smarów i olejów – podejmujemy odpowiednie działania. Organizujemy tak zwane „mini-przetargi”, wyodrębniając z większego kontraktu poszczególne części i ogłaszając na nie nowe przetargi. W ten sposób możemy ponownie wprowadzić konkurencję i często uzyskać dodatkowe korzyści. Jest to sposób na ulepszenie umowy, a nie na dopuszczenie do jej utraty znaczenia.
Podsumowanie
Klienci często nie doceniają, jak szybko umowa może stracić na wartości. Jednak dzięki odpowiedniemu nadzorowi, narzędziom i analizie rynku można zadbać o jej aktualność. Zestarzałość i stopniowe rozmywanie się warunków umowy nie są nieuniknione – można im zapobiec. Trzeba tylko wiedzieć, na co zwrócić uwagę, i nieustannie to robić.
Właśnie tym zajmujemy się w ERA Group.
