Czy wydatki związane z obsługą spraw pozostałych generują koszty dla Twojej firmy? (Część 2)

W części pierwszej artykułu„Czy wydatki z segmentu tail spend generują koszty dla Twojej firmy?” opisaliśmy podstawowe kroki niezbędne do przekształcenia danych dotyczących wydatków z segmentu tail spend w format, który pozwoli Ci zrozumieć strukturę tych wydatków i znaleźć sposoby na czerpanie Oszczędności nich korzyści w postaci Oszczędności . W tej części drugiej omówię, co należy zrobić. Oczywiście nikt nie chce wykonywać całej tej pracy na darmo.

Do tej pory powinniśmy już wiedzieć, „kto i co”, co oznacza, że możemy teraz zacząć coś O nas robić.

Co O nas zrobić?

Zalecałbym podejście polegające na przetwarzaniu danych partiami lub w mniejszych fragmentach. Tak, prawdopodobnie zajmie to więcej czasu, ale będzie to łatwiejsze do ogarnięcia i zwiększy szanse na sukces.

Zacznij od zidentyfikowania tych kategorii w ramach wydatków o niskiej częstotliwości, które zazwyczaj charakteryzują się większym wolumenem i wyższą wartością oraz które można pogrupować. Alternatywnie możesz pogrupować zakupy według dostawców oferujących podobne produkty. Warto poświęcić czas i wysiłek na te większe „kategorie”. Jednak choć kuszące jest podjęcie działań w odniesieniu do wszystkich tych kategorii naraz, dodatkowe zasoby i czas wymagane od personelu sprawią prawdopodobnie, że zadanie to stanie się zbyt trudne do opanowania.

• Gdy już zdefiniujemy „koszyki” wraz z zawartością, mamy do wyboru kilka opcji zarządzania nimi:
• Kategorie, takie jak np. materiały biurowe, telekomunikacja, usługi poligraficzne itp., mogą same w sobie stanowić wystarczająco dużą wartość, by poddać je procedurze przetargowej i objąć je zarządzaniem umowami (dla zainteresowanych napiszę osobny artykuł O nas ). Takie podejście może przynieść znaczne Oszczędności i, najprawdopodobniej, doprowadzić do konsolidacji dostawców.
• W innych przypadkach może się zdarzyć, że masz już dostawcę, u którego możesz kupować te produkty z kategorii „tail spend”. Wówczas możesz zrezygnować z usług „pozostałych” dostawców i ponownie objąć te wydatki zarządzaniem umowami.

Oba powyższe podejścia mogą przyczynić się do zmniejszenia liczby dostawców i zwiększenia wydajności działów zaplecza, niezależnie od Oszczędności.

Kiedy stwierdziliśmy, że nie istnieje żadna procedura zamawiania materiałów biurowych, niedawno miałem klienta, który wdrożył taki system i osiągnął znakomite wyniki. W tym przypadku pracownicy sami kupowali materiały biurowe i artykuły papiernicze, a następnie rozliczali te wydatki w ramach rozliczeń kosztów służbowych. Jak można sobie wyobrazić, wydatki i ceny były bardzo zróżnicowane, a proces zakupów dosłownie wymknął się spod kontroli.

Współpracując z firmą, zebraliśmy faktury w formacie PDF, przekształciliśmy je do postaci cyfrowej, a po przeanalizowaniu wydatków wdrożyliśmy proces, który – bez przeprowadzania przetargu (dysponowaliśmy danymi historycznymi dotyczącymi wydatków o niskiej wartości, które uzasadniały naszą decyzję) – pozwolił wyznaczyć konkretnego dostawcę oraz wyznaczyć centralną osobę odpowiedzialną za zakupy, a następnie poinformować wszystkich pracowników, że rozliczenia kosztów materiałów biurowych nie będą realizowane, o ile zakup nie zostanie wcześniej zatwierdzony. To znacznie pomogło w ograniczeniu wydatków i przyniosło blisko 30% Oszczędności pierwszym roku.

Trzeba przyznać, że na początku niektórzy pracownicy byli niezadowoleni, ale sytuacja szybko się ustabilizowała; obecnie wszyscy zaakceptowali ten proces, a organizacja nadal osiąga Oszczędności. Oznaczało to również, że dział księgowości zajmował się tylko jedną fakturą miesięcznie, a nie wieloma rozliczeniami wydatków.

Obecnie, w tym przypadku, nadal monitorujemy zakupy co kwartał i w razie potrzeby podejmujemy działania naprawcze.

Ryzyko związane z brakiem działania

Organizacje narażają się na potencjalne ryzyko, jeśli nie zarządzają wydatkami typu „tail spend”. Wydatki typu „tail spend” mają zazwyczaj charakter nieformalny; pozostawione bez nadzoru i kontroli pozwalają pracownikom podejmować decyzje według własnego uznania, co może pociągać za sobą takie konsekwencje, jak:

• Niewielkie lub żadne obawy O nas najlepszej ceny (ryzyko cenowe)
• Ryzyko operacyjne dla firmy wynikające z zakupów, które mogły nie zostać odpowiednio zweryfikowane, może stanowić zagrożenie dla pracowników, samej firmy oraz jej klientów.

Jeśli od dłuższego czasu nie analizowali Państwo wydatków z segmentu „tail spend”, istnieje duże prawdopodobieństwo, że ponoszą Państwo zbyt wysokie koszty i narażają swoją organizację na ryzyko. Jeśli nie wiedzą Państwo, od czego zacząć, aby zapanować nad tymi wydatkami, firma ERA może pomóc Państwu wrócić na właściwą ścieżkę i zaoszczędzić znaczne kwoty, jednocześnie wspierając wdrożenie procesów niezbędnych do zarządzania wydatkami z segmentu „tail spend”.

Istnieją również narzędzia programowe, takie jak ERAs^SpendVue™, które zapewniają kadrze kierowniczej najwyższego szczebla szczegółowe informacje na temat wydatków organizacji, w tym wydatków z segmentu „tail spend”. Certyfikowani analitycy dogłębnie analizują dane finansowe firmy i stosują do nich autorskie benchmarki branżowe firmy ERA. Efekt? Przejrzyste, natychmiastowe i praktyczne Analiza i Wniosku dostępne w przystępnym i angażującym formacie. Certyfikowani doradcy ERAs współpracują z Państwem, aby określić ścieżkę poprawy przepływów pieniężnych, która najlepiej odpowiada potrzebom Państwa organizacji. Krótki film o^SpendVueTM można obejrzeć pod następującym linkiem : https://vimeo.com/680583659

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej O nas wydatkami typu tail spend, Skontaktuj się z Grantem Morrowem.

Grant Morrow jest głównym konsultantem w ERA Group certyfikowanym doradcą SpendVue.

Ma ponad 30-letnie praktyczne doświadczenie we współpracy z małymi i średnimi przedsiębiorstwami, pomagając im zidentyfikować obszary nadmiernych wydatków oraz opracowywać strategie lepszego zarządzania kosztami.