4 dicas para reduzir as despesas da empresa
O acompanhamento, a otimização e a gestão eficientes das despesas empresariais são essenciais, especialmente para as empresas que, por uma razão ou outra, não conseguem dedicar o tempo e os recursos necessários para uma gestão atempada e meticulosa das despesas.
Refiro-me, em particular, às empresas que se enquadram nestas categorias ou que se encontram atualmente numa fase do seu desenvolvimento que se coaduna com um ou mais destes cenários:
- Start-ups
- Empresas que cresceram rapidamente num curto espaço de tempo
- Empresas com elevada capacidade operacional
- Empresas familiares
- Empresas sem um departamento de compras específico
- Empresas fortemente centradas num projeto «principal» e crucial
- Empresas com problemas significativos na gestão da mudança
- Empresas dedicadas à resolução de problemas graves relacionados com encomendas e receitas
Infelizmente, este último ponto soa-nos muito familiar e é extremamente relevante nos dias de hoje.
A melhor medida que estas empresas poderiam tomar seria, sem dúvida, contratar uma empresa de consultoria com vasta experiência na otimização de despesas fixas, gerais e indiretas; mas isso nem sempre é possível.
Será que estas empresas só têm um abismo à sua frente? Certamente que não.
Vamos ver algumas sugestões úteis.
1. ACOMPANHAR E REGISTAR AS DESPESAS EM TODOS OS NÍVEIS DA ORGANIZAÇÃO
Algumas das pessoas que me seguem mais de perto no LinkedIn sabem da minha admiração por Peter Drucker, considerado por muitos como o fundador da gestão empresarial moderna. Para citar uma das suas famosas máximas: «Se não se consegue medir, não se consegue gerir», o primeiro ponto que gostaria de sugerir decorre diretamente daqui.
No entanto, gostaria de ir mais além do que simplesmente recomendar que acompanhem as despesas da empresa com uma meticulosidade rigorosa. A minha principal sugestão é que esta atividade não se limite apenas ao Departamento Financeiro e/ou Administrativo, ao Gestor de Área ou ao Gestor de Distrito.
Os gestores de equipa devem dedicar tempo e energia suficientes a investir nos seus colaboradores, ensinando cada membro da equipa a controlar as despesas da empresa na sua área de responsabilidade. Estas podem incluir despesas relacionadas com o departamento de qualidade, o departamento de viagens e deslocações de negócios, serviços gerais ou TI.
O chefe de departamento deve explicar à equipa por que razão isto é importante, como classificar as despesas e como identificar quais podem ser reduzidas ou eliminadas.
Ficará surpreendido com o quanto os seus colaboradores se sentirão envolvidos neste processo, gerando as suas próprias ideias para otimizar ainda mais os custos.
E o diretor do departamento terá finalmente uma área de custos sob controlo e mais um motivo para recompensar os colaboradores mais merecedores.
Esta ação simples traz, portanto, inúmeros benefícios interligados para a organização:
- Controlo e otimização das despesas;
- Redução do desperdício;
- Capacitação do pessoal;
- Uma base sólida para a implementação de um programa de recompensas.
2. APROVEITAR A TECNOLOGIA, QUE É NOSSA ALIADA
As empresas mais bem organizadas utilizam sistemas ERP e/ou outros sistemas que, graças a módulos específicos ou funcionalidades totalmente dedicadas, permitem acompanhar todo o procurement .
Algumas empresas, no entanto, seja por opção própria ou por diversas razões, não utilizam estes sistemas dedicados e sofisticados.
No extremo oposto está a boa e velha folha de cálculo do Excel — ou mesmo uma alternativa compatível.
Entre estes dois extremos, existe toda uma gama de ferramentas, tanto gratuitas como freemium (ou seja, gratuitas para as funções básicas e pagas consoante as opções mais avançadas que pretenda utilizar, mesmo numa fase posterior).
A minha sugestão é testar uma ou mais destas aplicações e, em consonância com o que foi referido no ponto anterior, garantir que todos os níveis da organização as utilizem. Neste caso, será importante chegar a um consenso sobre a ferramenta a utilizar, para que os diferentes departamentos utilizem a mesma ferramenta. Isto facilitará o trabalho em equipa e a subsequente comparação de dados entre os diferentes departamentos, a cargo do departamento administrativo.
É fácil encontrar exemplos destas soluções pesquisando no Google com palavras-chave como «Software gratuito de gestão de despesas», «Modelos gratuitos de gestão de custos» e assim por diante.
3. CATÁLOGO DE CIMA PARA BAIXO
A terceira sugestão é categorizar as despesas não só por tipo — por exemplo, «Despesas de viagem», «Envios de material» e assim por diante — mas, acima de tudo, criar um primeiro agrupamento de nível macro, dividindo-as em:
- Despesas fixas ou variáveis
- Despesas relacionadas com os produtos (custos de produção) ou despesas gerais e administrativas
Será, portanto, importante implementar a estratégia mais adequada para minimizar as despesas fixas em favor das variáveis (ou para converter as despesas fixas em variáveis) e, da mesma forma, reduzir ao máximo as despesas gerais e administrativas que não estejam especificamente relacionadas com a produção de um bem ou serviço.
Não existe uma regra precisa que se aplique a todas as situações para alcançar essa mudança, tal como esta sugestão deve ser entendida como uma orientação geral.
Na verdade, não é possível determinar antecipadamente se é absolutamente melhor para uma determinada empresa ter mais custos variáveis ou custos fixos (e em que medida), mas o conceito geral de preferir custos variáveis em detrimento dos custos fixos é frequentemente a base para a gestão de uma empresa que visa alcançar uma marginbruta operacional mais consistente — ou seja, com menos flutuações ditadas por alterações na produção.
4. ANALISE CADA PRODUTO OU SERVIÇO NO CONTEXTO DA DECISÃO ENTRE PRODUZIR OU ADQUIRIR
Esta escolha, que assumirá um caráter estratégico, levará a uma decisão, para cada produto ou serviço fornecido pela empresa (ou utilizado pela empresa no âmbito da sua cadeia de valor), sobre se é mais vantajoso produzi-lo internamente ou adquiri-lo — na totalidade ou em parte — no mercado externo.
Os critérios subjacentes à avaliação variam, não só de empresa para empresa, mas também de produto para produto e de serviço para serviço dentro da mesma empresa.
Neste contexto, não pretendo sugerir qual a melhor forma de proceder (não é possível fazê-lo aqui!), mas sim lembrar-vos de que parte da avaliação será realizada em termos quantitativos. Por outras palavras, será necessário compreender e calcular quais os investimentos necessários para a produção interna e quais os custos que, por outro lado, serão incorridos com a aquisição externa do que for necessário externalizar.
A razão pela qual esta decisão de nível estratégico está indissociavelmente ligada à Cost Optimisation ser resumida da seguinte forma:
- A otimização dos custos empresariais irá libertar recursos financeiros adicionais, que poderão então ser canalizados para os investimentos necessários à «produção».
- A otimização dos custos fixos, gerais e indiretos da empresa permitirá a escolha do melhor fornecedor possível, tornando mais rentável a externalização de um produto ou serviço, para que a empresa se possa concentrar nas suas atividades principais.
Assim, a decisão entre «fabricar» ou «adquirir» não estará ligada exclusivamente à marca ou à qualidade real ou percebida, nem será meramente uma questão de custo de produção puro; pelo contrário, deve ser considerada um objetivo quantificável, dependendo também da capacidade da empresa para otimizar os seus custos e selecionar fornecedores que ofereçam a melhor relação qualidade-custo disponível no mercado.
