Procurement inteligente Procurement ser uma estratégia fundamental para Savings dos custos com alimentos

Com os custos dos alimentos a continuarem a subir em todo o país, as organizações recorrem cada vez mais às procurement como uma ferramenta eficaz para o controlo orçamental — sem comprometer a qualidade das refeições servidas aos alunos.

ERA Group tem vindo a colaborar intensamente, ERA Group muitos anos, com escolas e lares de idosos, onde procurement mais inteligentes têm permitido savings significativas, savings melhoram a eficiência operacional; muitas vezes, savings na ordem das seis cifras.

O desperdício alimentar e o planeamento dos ementas costumam ser o centro das atenções; mas procurement a diferença. Não se trata about nos custos, mas sim about de forma mais inteligente, negociar melhor e tomar decisões baseadas em dados.

Dois modelos; pressões comuns

As organizações funcionam normalmente segundo um de dois modelos de restauração: catering externalizado, em que se recorre a um prestador externo para fornecer as refeições; ou catering interno, em que a organização emprega o seu próprio pessoal de cozinha.

A externalização é frequentemente vista como a opção mais simples e menos complicada; mas devo alertar que continua a exigir uma supervisão regular e contínua.

Mesmo com um serviço de catering contratado, é essencial acompanhar de perto o seu desempenho. Num colégio interno com o qual trabalhamos há 7 anos, analisamos regularmente relatórios detalhados — número de refeições, stock disponível, desperdício — e introduzimos esses dados em painéis de controlo e relatórios que acompanham as tendências de desempenho e assinalam antecipadamente quaisquer problemas.

Por outro lado, o serviço de catering interno oferece um maior controlo, mas pode tornar-se muito mais complexo, especialmente quando se lida com um grande número de fornecedores.

Num dos casos, prestamos apoio a uma escola que conta com mais de 26 fornecedores de serviços de restauração. Embora tenhamos conseguido reduzir esse número para 20, continua a ser um número elevado. Em comparação, trabalhamos com um lar de idosos e conseguimos simplificar o processo, ficando com apenas oito ou nove fornecedores principais.

Seis Procurement que produzem resultados

À medida que os orçamentos se tornam mais restritos e os preços aumentam, ERA Group as organizações a adotarem várias estratégias práticas para tirar o máximo partido das suas despesas com alimentação:

• Consolidar fornecedores: Trabalhar com vários fornecedores em diferentes categorias leva frequentemente à perda de descontos por volume e ao aumento das taxas de entrega. Recomenda-se que as organizações façam uma auditoria aos fornecedores existentes e considerem a consolidação para obter melhores preços e reduzir os custos administrativos. Muitas vezes, as organizações não estão a explorar ao máximo o seu poder de compra.
• Celebrar acordos de preços a longo prazo: A celebração de contratos com duração de 6 a 12 meses e períodos de preços fixos pode proporcionar estabilidade de preços e melhorar a previsão. Os acordos devem definir claramente as expectativas, tais como aspetos fundamentais como o preço, a proteção de preços, a entrega, as expectativas de qualidade e as políticas de substituição.

Acompanhar Supplier Performance:

ERA Group a implementação de quadros de indicadores simples, relatórios ou análises trimestrais para avaliar supplier performance nos preços, na pontualidade das entregas e na qualidade do serviço. As relações de longo prazo devem ser reavaliadas regularmente para garantir a manutenção do valor acrescentado.

Tenho obtido muito sucesso com benchmarking. Embora seja difícil fazer comparações entre pares, a menos que se recorra a um terceiro, como eu; temos vindo a identificar referências internas significativas que nos permitem fornecer uma avaliação mais perspicaz do desempenho.

Melhorar as práticas de gestão de stock e de encomendas:

Uma das principais dificuldades que temos enfrentado prende-se com a monitorização dos níveis de SOH. No caso de serviços de catering subcontratados, estes devem fornecer regularmente um relatório e uma avaliação do SOH. No que diz respeito às operações internas, a situação é um pouco mais complexa e, muitas vezes, as organizações não dispõem dos recursos necessários. Os níveis de SOH têm, de facto, um impacto significativo, especialmente se estivermos a monitorizar os custos por dia de internamento ou por refeição.

Formar os funcionários em matéria de sensibilização para os custos:

A eficácia Procurement depende inteiramente das pessoas que as implementam. As organizações devem investir na formação do pessoal responsável pelas encomendas e pela receção de mercadorias, incentivando a vigilância em relação a anomalias nos preços e ao cumprimento das normas por parte dos fornecedores.

Compras em grupo

Os esquemas de compras em grupo representam uma oportunidade muito subaproveitada nossectors education not-for-profit . Embora a maioria de nós saiba da sua existência, são frequentemente ignorados no procurement diário procurement , apesar de poderem constituir uma ferramenta eficaz.

A ideia central é simples: ao agruparem a procura com outras organizações, nomeadamente escolas, as organizações podem aceder a preços e condições normalmente reservados a entidades de muito maior dimensão. Estes acordos coletivos podem reduzir significativamente os custos unitários, simplificar o processo de concurso e diminuir a carga administrativa associada sourcing gestão de fornecedores. Para além savings de custos, também melhoram a consistência na qualidade dos produtos e na prestação de serviços, oferecendo às instituições de menor dimensão uma forma eficaz de equilibrar as condições de concorrência.

A única desvantagem dos esquemas de compras em grupo é que as organizações cedem parte do seu controlo ao grupo; e; conseguir que todos ajam da forma correta pode ser como tentar controlar um bando de gatos; só funciona se o coletivo conseguir cumprir a sua promessa.

Impacto no mundo real

Estas mudanças práticas podem acumular-se rapidamente.

«Numa escola, a aplicação destes procurement resultou numa savingsanual de dezenas de milhares de euros — e isso sem deixar de melhorar o serviço e a qualidade ao mesmo tempo; mesmo no caso de fornecedores de longa data»

Uma necessidade crescente de sistemas mais inteligentes

À medida que as pressões económicas se mantêm, procurement inteligentes procurement a revelar-se não apenas uma medida de redução de custos, mas também um elemento essencial de um serviço de restauração sustentável.