Plano de Ação para a Gestão de Custos

A gestão de custos, tal como outras áreas da gestão empresarial, como o orçamento e as finanças, requer uma ferramenta de gestão que defina claramente os objetivos, as áreas de atividade, os responsáveis, as tarefas, os prazos e os métodos de acompanhamento.

Nesta fase, a elaboração de um Plano de Ação é essencial. Este ajuda a empresa a organizar os fatores complexos envolvidos na gestão de custos. Neste artigo, iremos abordar esta ferramenta, que contribuirá significativamente para o sucesso da gestão de custos.

O que é um plano de ação?

Se pensarmos about vida pessoal e no projeto de comprar a nossa própria casa, há vários aspetos que é preciso ter em conta: o tempo necessário para poupar para a compra, a pesquisa do imóvel, a avaliação dos custos, a definição do melhor cenário de habitação para a compra, as opções de financiamento e a previsão das despesas.

A lista irá detalhar-se em pontos mais específicos, dando uma boa ideia da complexidade e da importância de um Plano de Ação.

Sem isso, a compra de um imóvel torna-se certamente mais complexa e arriscada, uma vez que não há forma de antecipar e reagir a cada situação no momento certo. Estaremos sempre a reagir, e as decisões nem sempre serão precisas. Isto acontece, de forma ainda mais acentuada, na gestão de custos.

Basicamente, um plano de ação é um mecanismo de controlo (sistémico ou não) de todas as decisões e atividades relacionadas com a concretização de um objetivo específico ou permanente (gestão contínua).

Um plano de ação é essencial para o melhor funcionamento de qualquer estrutura organizacional. Permite que todos os recursos da empresa – pessoas, fundos, sistemas – sejam associados a objetivos, benefícios, ações e prazos, criando assim um ecossistema que visa o melhor desempenho técnico e financeiro da estrutura.

Plano de Ação – Características

Um plano de ação deve incluir:

• Objetivos claros – tanto gerais como específicos. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas pode prever um crescimento de 10% ao ano e incluir objetivos específicos com taxas de crescimento variáveis consoante o tipo de produto.
  
• Benefícios objetivos e mensuráveis – estes devem estar em consonância com as expectativas da empresa e deve haver formas de os avaliar.
  
• Controlo por atividades/ações – é muito importante que cada uma tenha objetivos, ações, orçamento, riscos e prazos específicos e que, em conjunto, formem um calendário claro para todos.
  
• Responsáveis nominais – não definir por setor ou departamento; é importante que a responsabilidade recaia sobre indivíduos, para que a comunicação entre áreas, no âmbito do calendário, seja fluida.
  
• Prazos exequíveis – este é um desafio importante em qualquer plano de ação, mas os prazos não podem ser tão difíceis que acabem por servir apenas para acalmar a organização.
  

A elaboração de um Plano de Ação baseia-se nas seguintes questões:

• O QUE se pretende alcançar – objetivos (um ou mais, dependendo da importância);
• PORQUE é que se pretende alcançar isso – o objetivo e os benefícios claros das ações;
• QUEM – os responsáveis pelo Plano e pelas atividades relacionadas;
• ONDE o Plano será implementado – empresas, sectors, processos, contas;
• QUANDO o Plano será implementado – o seu período de implementação (pontual ou permanente);
• COMO o plano irá funcionar – como os objetivos serão alcançados;
• QUANTO custará o plano – tempo dos funcionários, recursos, consultoria.

Embora se trate de um Plano de Ação permanente, é possível que existam planos específicos de duração limitada. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas, com orientações gerais sobre marketing, cobertura, descontos e estrutura, pode, em determinado momento, incluir um plano para promover as vendas de um produto específico, com as suas próprias condições, envolvendo parte da equipa de vendas e por um período limitado.

Os 5 passos essenciais do plano de ação na gestão de custos

Iniciação

Essencial para o bom funcionamento do plano no seu conjunto, esta etapa define os objetivos gerais e específicos, os benefícios esperados, as áreas envolvidas e o prazo para a concretização de cada objetivo (sujeito a revisão numa data posterior).

Na gestão de custos, os objetivos não devem centrar-se apenas na redução em si, uma vez que se trata about órgão de controlo permanente.

Por exemplo:

Objetivo principal: acompanhamento e controlo de todos os custos administrativos relativos a 2018, de modo a que a previsão orçamental não seja excedida. Áreas: todas. Prazo: 31/12/2018.

Objetivo específico 1: Redução de 20 % nos custos de aluguer de veículos em 2018, em comparação com o montante gasto em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: savings 1 000,00 R$ (20 % do montante gasto em 2017).

O objetivo principal será avaliado com base no resultado agregado de todos os objetivos específicos no final do seu prazo. No entanto, o gestor de custos deve avaliar periodicamente esses resultados de forma mais aprofundada, a fim de determinar se o objetivo principal será alcançado.

A partir deste ponto, utilizaremos o objetivo específico 1 como exemplo para os passos seguintes.

Planeamento

Nesta etapa, são definidas todas as questões relacionadas com os objetivos específicos – atividades, prazos, responsáveis, orçamento e planos de contingência –, o controlo de qualidade à medida que a atividade é desenvolvida, a gestão de riscos e as soluções (fatores internos e externos que possam afetar a conclusão da atividade).

Importante: a conclusão da atividade não significa que o objetivo tenha sido alcançado, mas sim que todas as condições necessárias para tal foram cumpridas, com vista a alcançar, eventualmente, o objetivo.

Objetivo específico 1: Redução de 20 % nos custos de aluguer de veículos em 2018, em comparação com o montante gasto em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: savings 1 000,00 R$ (20 % do montante gasto em 2017).

Atividade 1: pesquisar 3 fornecedores. Responsável: Jorge Cardoso (Administração). Prazo: 5 de março de 2018. Orçamento: não aplicável.

Atividade 2: analisar as viagens realizadas. Responsável: Celso Furtado (Comercial). Prazo: 5 de março de 2018. Orçamento: não aplicável.

Execução

Nesta fase, as ações planeadas são postas em prática. É importante controlar com rigor os fundos atribuídos à realização das atividades, uma vez que qualquer desvio implicará custos adicionais.

Monitorização

Aqui, cada atividade é acompanhada em pormenor pelo Gestor de Custos e pela sua equipa, para garantir que não ocorram eventos que impeçam a execução ou provoquem distorções imprevistas. O registo de riscos, mencionado na fase de Planeamento, é essencial para que os riscos sejam identificados nessa fase (antecipar) e melhor compreendidos nesta fase. O responsável pela atividade deve comunicar imediatamente qualquer evento que possa comprometer a sua concretização e até mesmo ajustar o que for necessário para permitir que a atividade prossiga e seja concluída.

Encerramento

Este é o momento de consolidar os resultados, avaliá-los individualmente, compreender se os objetivos específicos e principais foram alcançados, identificar as razões (riscos) que impediram a sua concretização e que não foi possível eliminar, e enumerar as lições aprendidas para o próximo plano de ação.

Sem dúvida, um plano de ação é extremamente importante para alcançar todos e quaisquer objetivos empresariais.

É um aliado que demonstra que, de forma organizada e controlada, é possível alcançar os objetivos.

É uma tarefa simples na sua essência, mas complexa na execução, e contar com a parceria de uma Redução de custos especializada Redução de custos , como o ERA Group, pode fazer toda a diferença no sucesso deste empreendimento.

A ERA conta com profissionais experientes e qualificados para prestar à sua empresa um apoio completo na implementação da gestão de custos.