O crescente risco da ERISA nos benefícios voluntários

Deveres fiduciários da ERISA sob escrutínio nos planos de benefícios voluntários

A Lei de Segurança do Rendimento de Reforma dos Empregados de 1974 (ERISA) está bem estabelecida, assim como as responsabilidades fiduciárias que impõe. Os patrocinadores de planos são obrigados a agir no melhor interesse dos participantes e beneficiários. O que é novo, no entanto, é uma onda crescente de litígios relacionados com a ERISA focados em planos de benefícios voluntários.

A Schlichter Bogard LLC (Schlichter) interpôs recentemente ações coletivas, com base na ERISA, contra várias grandes empresas, bem como contra os seus corretores e consultores de benefícios e seguros de saúde para os empregados. Estas ações alegam violações do dever fiduciário em relação à oferta de benefícios voluntários, incluindo seguros de acidentes, doenças graves e indemnizações hospitalares.

Quando é que os benefícios voluntários se enquadram na ERISA?

Litígios recentes destacam o aumento do escrutínio sobre se os programas de benefícios voluntários se qualificam realmente para isenção da ERISA. Nas ações coletivas Schlichter, os demandantes alegam que certos empregadores não cumpriram os requisitos de porto seguro do Departamento do Trabalho (DOL), fazendo com que estes planos fossem tratados como Planos de Benefícios de Bem-Estar do Empregado regidos pela ERISA, sujeitos a obrigações fiduciárias. Geralmente, os planos de benefícios voluntários não são considerados planos cobertos pela ERISA se cumprirem todos os quatro critérios da disposição de porto seguro do DOL:

1. O empregador não contribui para o pagamento do prémio.
2. O empregador não recebe qualquer compensação para além do reembolso razoável pelos serviços administrativos.
3. A participação é totalmente voluntária para os colaboradores.
4. O empregador não endossa o programa para além de facilitar os descontos na folha de pagamento e permitir que as seguradoras ou corretores divulguem a oferta.

O não cumprimento de qualquer uma destas condições pode resultar na sujeição do plano à ERISA, juntamente com as responsabilidades fiduciárias e a potencial exposição a responsabilidades legais associadas.

Exemplos de endosso do empregador — e possíveis consequências

Determinadas ações do empregador podem ser interpretadas como "endosso", o que pode comprometer a isenção de um plano voluntário ERISA:

• A inclusão de benefícios voluntários em materiais com a marca do empregador (por exemplo, guias de benefícios com o nome e logótipo da empresa) pode sugerir que o empregador organizou, negociou ou endossou o programa.
• Promover uma política de grupo como parte do pacote geral de remuneração e benefícios durante o período de inscrição aberta pode ser interpretado como um endosso.
• Oferecer um menu limitado de benefícios dentro de uma plataforma de inscrição estruturada pode criar a aparência de seleção e endosso por parte do empregador.
• Permitir que os colaboradores paguem os benefícios voluntários antes de impostos, através de um plano de benefícios flexíveis, também pode ser uma opção.
  endosso considerado

Caso o endosso seja estabelecido, o plano poderá estar sujeito à ERISA, o que acarreta responsabilidades fiduciárias e potencial responsabilidade civil.

Por que razão os empregadores e os corretores podem ser considerados fiduciários

Os demandantes em ações judiciais recentes argumentam que os empregadores — e, em alguns casos, os seus corretores — atuam como fiduciários com base nos seus papéis na supervisão e administração dos planos. As principais alegações incluem:

• Os empregadores exercem autoridade discricionária sobre a administração do plano, criando o dever de agir com prudência e no melhor interesse dos participantes.
• Os empregadores têm a responsabilidade de monitorizar a remuneração dos prestadores de serviços e de garantir que as taxas são razoáveis.
• Espera-se que os empregadores avaliem os prémios, as seguradoras, o histórico de sinistros, as comissões e o valor global do programa em comparação com os padrões de mercado.
• Em alguns casos, as comissões dos mediadores terão ultrapassado os valores pagos em indemnizações de acordo com as apólices.
• Os planos voluntários financiados na totalidade pelos colaboradores não foram devidamente avaliados quanto à sua relação custo-benefício ou competitividade.
• Os empregadores não acompanharam nem negociaram elementos essenciais, como a seleção da seguradora, as comissões e os rácios de sinistralidade.

Considerações para os empregadores na administração de benefícios voluntários

Para mitigar os riscos e reforçar a governação, os empregadores devem considerar:

• Estabelecer um comité consultivo interno para rever as ofertas de benefícios voluntários e confirmar a conformidade com os requisitos de porto seguro do Departamento do Trabalho.
• Implementar processos formais para monitorizar o desempenho do plano, incluindo a remuneração dos corretores, as estruturas de taxas e os rácios de sinistralidade.
• Realizar uma análise minuciosa dos fornecedores, incluindo a solidez financeira da seguradora, o histórico de pagamento de sinistros e a capacidade de prestação de serviços.
• Garantir total transparência em todas as formas de remuneração de corretores e fornecedores, incluindo comissões e pagamentos indiretos.
• Periodicamente benchmarking planos em comparação com as alternativas de mercado para avaliar a competitividade e o valor dos colaboradores
• Manter uma documentação clara dos processos de tomada de decisão para demonstrar prudência e supervisão.
• Fornecer comunicações neutras e cuidadosamente redigidas aos colaboradores para evitar endossos não intencionais.
• Formação das equipas de RH e de benefícios sobre as implicações da ERISA e as responsabilidades fiduciárias.
• Garantir a conformidade com os regulamentos aplicáveis, incluindo a ERISA (se aplicável), o COBRA e a Lei de Acesso à Saúde (Affordable Care Act), e rever e atualizar regularmente as Descrições Sumárias do Plano (SPDs).
• Manter uma cobertura de seguro de fidelização adequada, quando aplicável, para apoiar a conformidade com a ERISA.
• Alinhar os benefícios voluntários com a estratégia de benefícios mais ampla para evitar duplicação ou lacunas na cobertura.

Ponto-chave

À medida que os litígios continuam a evoluir, os empregadores devem adotar uma abordagem proativa na avaliação da forma como os benefícios voluntários são estruturados, comunicados e geridos. O que historicamente era tratado como uma oferta de baixo risco, paga pelo trabalhador, está agora sob maior escrutínio — tornando a supervisão rigorosa, a documentação e a transparência mais importantes do que nunca.

Sobre o autor

Marlys Schmitt é uma consultora parceira experiente de ERA Group em Minnesota. Como consultora e defensora, o seu foco é construir relações sólidas e fornecer soluções abrangentes de contenção de custos ao seu CEO e CFO clientes. Durante o seu período com ERA Group Schmitt liderou análises de despesas superiores a 20 milhões de dólares e concluiu mais de 100 projetos para clientes.

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