Quando um CFO questionado sobre a otimização de custos, a resposta é frequentemente ponderada e segura.
A empresa já realizou procurement , as principais categorias foram renegociadas, os fornecedores de longa data mantêm-se estáveis e os relatórios indicam um desempenho dentro do orçamento. Nessa perspetiva, o controlo de custos parece estar assegurado.
Em muitos casos, essa confiança é compreensível.
A dificuldade reside no facto de essa garantia se basear frequentemente em estruturas de governação concebidas vários anos antes, muitas vezes sob um modelo operacional, um panorama de fornecedores ou margin diferentes. Na altura, essas estruturas podem ter sido totalmente adequadas e comercialmente sólidas.
No entanto, as organizações evoluem. Crescem, realizam aquisições, digitalizam, consolidam fornecedores, alargam o âmbito de atuação e renovam contratos, geralmente de forma gradual, em vez de através de um único evento transformador. Com o tempo, o negócio muda, mas o mecanismo utilizado para validar o alinhamento dos fornecedores permanece, muitas vezes, preso à sua conceção original.
Presume-se que as categorias que não foram analisadas recentemente continuam a ser competitivas, uma vez que não se verificaram perturbações visíveis. Os contratos com renovação automática são considerados como estando resolvidos. As relações de longa data com os fornecedores são equiparadas a um alinhamento. Os relatórios continuam a confirmar o cumprimento dos parâmetros acordados, e a ausência de anomalias torna-se prova de controlo.
O que raramente é analisado é se essas decisões de otimização iniciais continuam a refletir as condições atuais do mercado, a dinâmica de preços e as prioridades estratégicas. O desvio comercial raramente se manifesta como um acontecimento dramático. Ele surge gradualmente em contratos que se afastaram da posição de mercado, em âmbitos que se expandiram para além da lógica de preços inicial e em modelos de serviço que já não apoiam plenamente os objetivos atuais da organização. Como a governança continua a funcionar, estas mudanças passam, em grande parte, despercebidas.
A «lacuna de supervisão» é o fosso entre a otimização herdada e a realidade comercial atual. Colmatá-la requer uma reajustamento estruturado, não porque a gestão de custos tenha falhado, mas porque a otimização alcançada uma vez não é uma otimização sustentada.
