Os serviços de limpeza e higienização estão entre os mais essenciais nas empresas.
No caso de ginásios, supermercados e restaurantes, por exemplo, o investimento pode até ter uma prioridade ainda maior. Para além da mão-de-obra, este tipo de serviço requer a utilização de vários componentes para o seu bom funcionamento, os quais fazem parte da estrutura de custos. Aqui estão algumas medidas simples que pode implementar para ajudar a reduzir os custos de limpeza e higienização na sua empresa. Embora, para muitas pessoas, os serviços de limpeza e higienização pareçam invisíveis nas empresas, são uma atividade da maior importância no dia-a-dia.
Em empresas como supermercados, ginásios, clínicas e restaurantes, a limpeza e a higiene são fundamentais para a imagem da empresa no seu conjunto.
As equipas mantêm condições de higiene adequadas em todas as instalações, promovendo assim o bem-estar e a qualidade de vida dos colaboradores e gestores. Ambientes bem conservados motivam as pessoas e fazem com que se sintam confortáveis. Além disso, contribuem para uma imagem positiva da empresa junto dos clientes e parceiros.
No entanto, trata-se de uma área de gestão que envolve vários aspetos:
- Recursos estruturais: equipamento de vários tamanhos, dependendo da dimensão e do tipo de atividades da empresa;
- Produtos: existe uma grande variedade no mercado para diferentes aplicações e especificidades;
- Recursos Humanos: pessoal qualificado e com formação;
- Formação: formação contínua para as equipas;
- Água e energia: esta é uma área que costuma apresentar um consumo elevado.
Como podemos ver, para cada um destes itens, existem outros aspetos – manutenção do equipamento, despesas de rescisão de contratos, controlo do consumo – que tornam o setor da Limpeza e Higiene complexo, o que significa que, na prática, pode tornar-se uma empresa dentro da empresa.
Como saber se os custos de limpeza e higienização da sua empresa são adequados? E quando é que percebemos que são elevados e precisam de ser controlados?
Vamos falar about dicas para reduzir custos com serviços de limpeza e higienização nas empresas.
A importância do Plano de Gestão dos Serviços de Limpeza nas empresas
O setor de limpeza e higienização é geralmente composto por um grupo de funcionários que trabalham em toda a empresa, durante o horário de expediente ou em turnos, pelo que é necessário um planeamento para garantir que os esforços sejam utilizados da forma mais eficiente possível:
- Identificar corretamente as áreas e as necessidades;
- Evite limpar em horários inadequados;
- Responder rapidamente a situações de emergência;
- Estabeleça uma relação saudável com os outros colegas de trabalho.
Tudo isto tem como objetivo alcançar o melhor desempenho e os melhores resultados, em benefício do ambiente. Além disso, é necessário fornecer orientações sobre a utilização racional dos produtos, o funcionamento correto dos equipamentos e os procedimentos adequados em cada área, entre outros aspetos.
Um plano de gestão eficaz deve definir:
- Como serão limpas as instalações da empresa e com que frequência;
- Produtos, equipamentos, horários e procedimentos;
- O calendário de limpeza e higienização – áreas, dias e horários para a limpeza de rotina e ocasional;
- A lista de funcionários;
- Procedimentos para a utilização e armazenamento de equipamentos e produtos de limpeza;
- Política de consumo consciente de água e energia;
- Código de conduta nas instalações da empresa;
- Orientações para a utilização de uniformes e equipamento de segurança;
- Orçamento mensal para todas as despesas operacionais na área;
- Auditorias e indicadores de desempenho.
Tal como em todas as áreas de uma empresa, o sucesso do setor de Limpeza e Higiene depende de uma gestão atenta que avalie a evolução dos diversos custos envolvidos.
Como podemos reduzir os custos dos serviços de limpeza da empresa?
Apesar da necessidade e da complexidade das atividades e dos custos do setor da limpeza e da higienização, existem muitas boas opções para reduzir os custos:
1. Informar-se regularmente sobre os preços dos produtos de limpeza
Esta é uma regra que se encontra em todos os manuais de gestão de custos, mas neste caso é ainda mais importante. Existem muitos artigos, marcas e qualidades diferentes, pelo que é necessário pesquisar cuidadosamente as opções disponíveis no mercado e a forma de comprar em grandes quantidades ao melhor preço.
2. Investir na formação dos colaboradores
É essencial que as pessoas saibam utilizar os produtos e equipamentos de limpeza da forma mais eficiente, para uma melhor e mais eficaz utilização da água e da energia, dois itens que, normalmente, pesam bastante nos orçamentos das empresas.
Outro ponto importante é aplicar as melhores práticas de limpeza e utilização de equipamento de proteção, não só para poupar tempo e materiais, mas também por razões de saúde, adotando posturas corretas.
3. Incentivar a participação de outros funcionários
Aqui, aplicamos o mesmo conceito das equipas de limpeza urbana e pública: a sua existência não significa que devamos descurar a limpeza e a higiene dos sectors. A empresa deve adotar como procedimento padrão que todos sigam regras simples para manter a área de trabalho limpa, sem locais onde se acumulem sujidade, restos de comida e insetos, incluindo as gavetas.
Além disso, é essencial eliminar os materiais desnecessários, quer como lixo, quer para reciclagem. Desta forma, é possível reduzir o consumo de produtos e equipamentos e, talvez, até mesmo a frequência das equipas de limpeza – o que, em última análise, otimizaria o número de funcionários destinados a este tipo de serviço.
4. Otimize o seu inventário de produtos tanto quanto possível
Com uma lista de fornecedores que mantêm uma boa relação com a empresa e oferecem preços razoáveis, pode não ser necessário armazenar materiais de limpeza em grandes quantidades. O importante é ter um bom controlo de stock para uma reposição rápida. Isto permite alargar os prazos de compra e de pagamento.
5. Adotar práticas de recolha de materiais recicláveis
As empresas estão cada vez mais conscientes da importância de reutilizar materiais e de contribuir para a proteção do ambiente. O ideal é criar uma política para que todos os funcionários – sejam eles da limpeza ou de outras áreas – separem os materiais recicláveis. De facto, em algumas empresas, esses materiais são posteriormente vendidos e chegam mesmo a gerar receitas.
6. Considere a externalização
Como vimos até agora, o setor da limpeza e do saneamento apresenta uma grande variedade de processos e custos, além de um envolvimento contínuo com o capital humano.
Por vezes, acaba por ser uma tarefa de gestão um pouco mais complexa, uma vez que não se trata da atividade principal da empresa e requer conhecimentos específicos. Por mais organizada que a empresa seja, pode não dispor dos conhecimentos aprofundados necessários para encontrar soluções para os problemas do dia-a-dia e para alguns custos que não se enquadram no orçamento.
A externalização pode ser uma boa opção para gerir os serviços de limpeza e higienização através de uma empresa com profissionais experientes e especialistas do setor, que procuram sempre as melhores práticas e os melhores custos para os clientes, neste caso, a sua empresa.
A externalização dos serviços de limpeza ajuda a reduzir os custos?
Existem várias outras medidas que podem ajudar a reduzir os custos, dependendo do tipo de negócio, da dimensão da empresa e do capital de investimento.
Como podemos compreender neste artigo, o setor da limpeza e da higienização reveste-se de importância fundamental para a qualidade de vida dos colaboradores no seu dia-a-dia, uma vez que passam tantas horas dentro das empresas. É importante compreender que se trata de um centro de custos que deve ser constantemente monitorizado, a fim de procurar as melhores práticas em matéria de otimização de custos.
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