Dispor de uma previsão fiável das receitas e despesas é essencial para obter resultados positivos no negócio.
Trata-se de um orçamento bem gerido. Mas about as receitas e despesas ocorrem e há falta de capital? Quando alguns clientes atrasam os pagamentos? O fluxo de caixa é a ferramenta essencial para analisar estas situações. E reduzir custos é uma forma de melhorar um fluxo de caixa problemático e, muitas vezes, salvar a empresa!
O orçamento é a principal ferramenta para definir de onde provêm os recursos e em que despesas e custos serão investidos. No entanto, existe uma ferramenta de gestão que, infelizmente, muitos empresários e os seus gestores não priorizam no dia-a-dia, mas que fará toda a diferença na obtenção de rentabilidade: o fluxo de caixa.
É uma ferramenta fundamental para gerir o capital que circula na empresa e define a sua situação financeira em qualquer momento – se podemos crescer, se devemos manter o status quo ou, talvez, pôr a nossa casa em ordem.
Em que situação se encontra a sua empresa neste momento? Ou estará a enfrentar problemas de fluxo de caixa? A solução pode estar na redução de custos!
Mas, antes de mais: sabe o que é o fluxo de caixa?
Se tem dúvidas, a boa notícia é que isto é mais comum do que pensamos. Na verdade, muitas pessoas consideram o orçamento a chave para o sucesso, desde que o cumpramos.
Isso é parcialmente verdade. Uma gestão orçamental eficaz é o primeiro passo para alcançar o lucro, mas no mundo real, as receitas e despesas estão distribuídas por diferentes áreas e estão sujeitas a uma grande variedade de imprevistos do dia-a-dia.
O fluxo de caixa é a ferramenta utilizada para gerir esta realidade – enquanto o orçamento é um conjunto de definições, o fluxo de caixa é o resultado prático da aplicação de recursos em investimentos, despesas e custos, bem como da receita proveniente das vendas.
E pode explicar a razão pela qual, quando isso acaba por acontecer, apesar de as vendas atingirem as metas, não sobra dinheiro no final do mês.
E como devemos gerir o fluxo de caixa?
O principal fator para uma boa gestão do fluxo de caixa é a frequência dos controlos, sendo que o ideal para todas as empresas é que estes sejam diários.
Isto pode parecer excessivo, especialmente para empresas com poucos eventos, mas continua a ser a melhor forma de antecipar eventuais problemas ou tomar decisões rápidas em circunstâncias imprevistas, sobretudo no início e se estiver a implementá-lo num cenário de grande visibilidade.
Como implementar e atualizar um fluxo de caixa?
- Não existe uma única forma de o controlar; podemos utilizar uma folha de cálculo bem estruturada ou um sistema. O importante é que seja fácil registar os dados e rápido a apresentar os resultados;
- Criar um registo de receitas e despesas com os valores orçamentados e reais;
- Registe os saldos iniciais de todas as contas correntes;
- Registe os montantes orçamentados para despesas e receitas por mês;
- Registe todas as despesas pagas – sem exceção – por tipo, montante e data de pagamento;
- Registe cada receita com as mesmas informações e previsões para cada venda realizada.
Com estas atualizações iniciais e diárias, dispomos de um fluxo de caixa que indicará se o lucro previsto para o final do mês se concretizará e se teremos um saldo negativo em algum dia específico – e que nos permite antecipar medidas para evitar perdas financeiras e um desequilíbrio crescente.
Problemas de fluxo de caixa: como podemos analisá-los?
É claro que o fluxo de caixa pode tornar-se negativo devido a uma situação específica – um cliente que atrasa o pagamento, por exemplo –, o que é natural no dia-a-dia financeiro de uma empresa. No entanto, se isso acontecer repetidamente, há algumas questões importantes a colocar antes de tomar medidas:
Já foram recebidos todos os pagamentos dos clientes?
O incumprimento é um risco inerente, especialmente em economias instáveis como a nossa. Uma diferença entre a previsão e o resultado real pode comprometer o lucro de um mês. É importante avaliar cada caso individualmente e determinar o risco de que tal situação se torne recorrente.
Houve alguma despesa inesperada?
Neste caso, é necessário compreender a causa e se tal poderá voltar a acontecer – por exemplo, um processo judicial laboral perdido para o qual não foram constituídas provisões exigirá uma revisão das metas, dependendo do impacto do montante, mas trata-se de um acontecimento pontual.
Os saldos negativos ocorrem em datas específicas e mensalmente?
Isto pode significar que alguma despesa ou custo tem um prazo de pagamento incompatível com as receitas ou que foi mal orçamentado.
Podem surgir outras questões, razão pela qual é importante um acompanhamento diário para identificar as causas e encontrar soluções o mais rapidamente possível.
Reduzir custos através da melhoria do fluxo de caixa
A revisão de custos é uma forma muito eficaz de equilibrar a relação entre receitas e despesas e restabelecer um fluxo de caixa saudável.
1. Subcontratar serviços
A externalização é uma excelente opção para reduzir custos em sectors não estão diretamente relacionados com a atividade principal da empresa.
Podemos substituir uma estrutura dedicada, na qual não temos a experiência necessária para alcançar os melhores resultados ao melhor custo, por uma empresa que procura a máxima eficiência, uma vez que esta é a sua atividade principal. Áreas como segurança, limpeza e vários tipos de manutenção podem ser externalizadas, procurando o melhor preço e qualidade entre as empresas do mercado.
Um custo importante é o frete, caso a sua empresa utilize transporte próprio. As empresas possuem o know-how e estão atentas a um mercado em constante mudança, estando assim mais bem preparadas para prestar um bom serviço a um custo mais baixo.
2. Investir no crowdsourcing
O crowdsourcing é um recurso em que a sua empresa se regista em sites onde pode solicitar serviços, e várias empresas apresentam as suas propostas. É amplamente utilizado para diversas despesas e custos não relacionados com a produção, podendo representar savings consideráveis savings serviços de TI, manutenção, consultoria e outros.
3. Verificar os níveis de stock
Pode ter níveis de stock elevados devido a vendas inferiores ao esperado, desequilíbrios nos processos de aquisição, inventário impreciso, etc. Se se tratar de artigos de baixa rotatividade, considere devolvê-los ao fornecedor, readquiri-los a um preço especial ou lançar promoções de vendas.
4. Renegociar os preços
Analisar a lista de produtos e fornecedores e tentar renegociar é sempre uma alternativa interessante, especialmente se houver concorrentes com níveis de qualificação equivalentes. Em alguns casos, é possível renegociar por um período determinado para recuperar a saúde do seu fluxo de caixa, graças ao seu bom relacionamento com o fornecedor, e regressar à situação anterior.
5. Investir na gestão de custos
A gestão de custos é um conceito importante nas empresas atuais – ter o controlo das despesas e dos custos como política da empresa, com um plano de ação, estratégias, indicadores e o envolvimento de todas as áreas. Desta forma, é possível agir de maneira estruturada e obter ganhos em todos sectors.
6. Analisar os custos de produção
Esta é uma área sensível, em que qualquer alteração pode afetar a qualidade do produto. No entanto, dado que é nesta área que a sua empresa mais investe, vale a pena avaliar novos fornecedores de matérias-primas ou componentes, a fim de obter melhores preços ou condições de pagamento.
7. Analisar os processos da empresa
Muitas vezes, executamos os processos de forma ineficiente, com horas extraordinárias ou materiais mais caros provenientes dos fornecedores. É interessante concentrar-nos nos processos mais importantes – especialmente manufacturing e avaliar se são excessivamente onerosos, procurando uma nova forma de os realizar.
Outras medidas que podem melhorar o fluxo de caixa
Para além de reduzir os custos, outras medidas a longo prazo podem reequilibrar o fluxo de caixa e restabelecer resultados positivos.
1. Renegociar as condições de pagamento
Perante uma queda nas vendas ou incumprimentos, precisamos de rever as condições de pagamento dos fornecedores para restabelecer a saúde do fluxo. Avaliar as condições que podem ser revistas – despesas e custos mais elevados.
2. Ouça os seus colaboradores
Os colaboradores vivem as operações no dia-a-dia e conseguem identificar o que pode estar errado nos processos, o que acaba por gerar custos adicionais inesperados. Ouvir e envolver os colaboradores é uma excelente forma de motivar as equipas a apoiar as decisões tomadas.
3. Reveja o seu orçamento
Muitas vezes, os valores foram orçamentados num contexto diferente do atual. Rever os seus parâmetros irá ajudá-lo a criar cenários mais realistas para encontrar as soluções mais viáveis.
4. Analise constantemente o perfil dos seus clientes e potenciais clientes
Dependendo do perfil dos seus clientes, pode ajustar as suas estratégias de vendas e de pagamento – prestações mais elevadas, descontos, promoções, mais opções de pagamento. Se for o caso, isso pode traduzir-se em incentivos à compra e reduzir o risco de incumprimento.
Como podemos ver, uma boa gestão do fluxo de caixa é essencial para a saúde financeira da empresa, a fim de preservar os resultados e evitar perdas inesperadas.
ERA Group, uma consultora global especializada em gestão de custos, dispõe de uma metodologia de eficiência reconhecida e de profissionais qualificados com experiência na área.
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