Todas as publicações
Conhece os seus números? – É o ponto de partida para uma gestão eficaz dos custos
Introdução
Uma gestão eficaz dos custos começa com uma compreensão profunda das suas finanças. Se não tiver uma visão clara de para onde vai o seu dinheiro… ou para quem vai… controlar as despesas torna-se um desafio; pode tornar-se uma questão de sorte. Ao conhecer os seus números de cor e salteado, ganha a capacidade de tomar decisões informadas, reduzir custos desnecessários e libertar fundos para outras finalidades ou para aumentar os lucros.
Por que é fundamental conhecer os seus números para controlar os custos
Embora todos concordem que é importante conhecer os números, é realmente difícil para uma única pessoa ter uma visão global de todas as diferentes categorias, incluindo as muitas categorias de custos indiretos. Do ponto de vista da gestão de custos, os seguintes pontos servem como um lembrete da importância dos números:
- Identificar gastos desnecessários
As pequenas despesas, muitas vezes ignoradas, podem acumular-se rapidamente e comprometer a rentabilidade. A análise regular dos seus dados ajuda a identificar custos desnecessários, tais como assinaturas subutilizadas ou duplicadas, consumo excessivo de energia e viagens que, muitas vezes, não são as mais vantajosas, ou processos ineficientes que aumentam as despesas gerais.
- Melhorar a eficiência
Uma visão clara da situação financeira permite uma melhor alocação de recursos. Analisar custos e padrões é um bom começo; o que são prioridades e o que não são. As empresas podem simplificar as operações, reduzir o desperdício e a duplicação de esforços e otimizar os processos — tudo isto sem comprometer a qualidade ou a produtividade.
- Evitar excedentes de custos
Sem uma supervisão financeira adequada, os orçamentos podem sair do controlo — e, de facto, saem. Acompanhar os custos em tempo real — ou o mais próximo possível disso — permite às empresas detetar precocemente potenciais excedentes e tomar medidas corretivas antes que a situação fique fora de controlo. Surpreende-me sempre continuar a ver empresas com gastos na ordem dos sete dígitos em categorias específicas que não definem orçamentos para comparar… então, como é que se sabe em que ponto estão os gastos? Os consumíveis industriais são um exemplo que me vem imediatamente à cabeça.
- Reforçar o poder de negociação
Uma compreensão clara dos seus custos reforça a sua capacidade de negociar melhores condições com fornecedores e empreiteiros. Permite oportunidades de redução de custos, como descontos por volume, sourcing alternativas e melhores preços para artigos de grande volume. Muitas organizações, especialmente no setor dos consumíveis industriais, acreditam erroneamente que comparar preços permite poupar dinheiro, quando, na realidade, a consolidação das despesas aumenta o poder de compra.
- Apoiar o crescimento estratégico
As empresas que gerem eficazmente os custos estão melhor posicionadas para crescer. Quer se trate de expandir as operações, atualizar a tecnologia ou contratar talentos essenciais, uma gestão eficaz dos custos garante que as organizações não desperdiçam fundos e recursos críticos que podem ser melhor aproveitados internamente. Apesar de a maioria das empresas me dizer que tem tudo sob controlo, nunca deixo de me surpreender com savings descobrimos…
Por onde começar: transformar dados em Insights úteis
Frequentemente, os dados financeiros ficam confinados em ficheiros PDF ou dispersos por vários sistemas e/ou computadores, o que dificulta a análise detalhada de aspetos específicos, como o número de fornecedores para uma determinada categoria. Não é raro descobrir que vários fornecedores oferecem artigos iguais ou semelhantes a preços diferentes, o que gera ineficiências, custos redundantes e perda de tempo.
Muitas empresas já dispõem dos dados necessários para a gestão de custos — só que estes não se encontram num formato que permita uma análise eficaz.
Em algumas categorias, contactar os seus fornecedores pode ajudar a obter conjuntos de dados consolidados sobre compras anteriores. Vale a pena perguntar. A dificuldade surge quando há muitos fornecedores e todos eles têm procedimentos diferentes.
No ERA Group as ferramentas e os meios necessários para transformar dados brutos — incluindo ficheiros PDF — em insights úteis. Através de ferramentas como a introdução de dados, software avançado de visualização de dados, IA e software, organizamos os seus dados para lhe oferecer uma visão sem precedentes dos custos, dos fornecedores e das áreas com potencial de otimização.
Além disso, se o que o está a impedir é apenas a organização dos dados, ou se não dispõe dos recursos internos necessários, talvez eu possa ajudar, incluindo na digitalização de PDFs. A primeira etapa da análise de dados consiste em «preparar» os dados, ou seja, consolidá-los no formato adequado para a análise... ligue-me.
Organizar os dados para compreender os seus números é o primeiro passo… Entre em contacto se precisar de ajuda ou se quiser conversar sobre como estruturar os seus dados… terei todo o prazer em ajudar.
autores
