Controlar e gerir as despesas de uma empresa é sempre uma tarefa desafiante para qualquer empresa, independentemente do seu setor e dimensão. E quando falamos about despesas about , tudo se torna ainda mais complexo. Afinal, a telefonia está presente em todos sectors atividade, com maior ou menor importância. Gerir os custos de telefonia requer muito mais do que saber quais os planos que as operadoras cobram, quando as faturas vencem e comparar os valores orçamentados com os valores reais. Uma série de medidas do dia-a-dia pode contribuir para um maior controlo e gestão das despesas de telefonia corporativa. Vamos falar about delas.
Avaliação dos perfis de consumo dos funcionários na gestão da telefonia
Nas empresas, há áreas em que a telefonia é apenas um apoio às operações e áreas em que este custo é fundamental para o desempenho – por exemplo, o atendimento ao cliente.
E, dentro das próprias áreas, essa diferenciação pode existir. Por esse motivo, compreender o perfil profissional dos colaboradores e das áreas é um primeiro passo para avaliar as necessidades, reavaliar os custos individualmente e, assim, não só reduzir custos, mas também melhorar o desempenho em alguns sectors.
Incentivar a participação dos funcionários na gestão da telefonia
Este é um aspeto que muitas empresas pouco exploram, mas que costuma produzir resultados muito positivos, especialmente no que diz respeito aos custos de telefonia móvel, em que cada colaborador tem responsabilidade individual.
Um vendedor, por exemplo, pode referir que tem dificuldade em utilizar o central telefónico em algumas regiões. Um funcionário do departamento de compras pode querer utilizar um dispositivo com mais funcionalidades tecnológicas para contactos com fornecedores que não necessitem de ser feitos por telefone.
Assim, cada colaborador pode falar about , as restrições atuais e as sugestões, não só no que diz respeito ao seu trabalho, mas também à empresa.
É aconselhável realizar um inquérito sobre hábitos e necessidades e recolher quaisquer sugestões que possam surgir. Os utilizadores levantam sempre questões que uma visão global por vezes não consegue abordar, porque esta tende a limitar todos em padrões de consumo.
Cada posto de trabalho pode ter excelentes ideias para melhorar a gestão da telefonia da empresa.
Criar processos para a gestão da telefonia
Os custos de telefonia estão presentes em todas as áreas da empresa e são gerados individualmente, com base nas necessidades de consumo de cada colaborador. Por isso, é normal que cada pessoa e cada área tenham a sua própria forma de gerir esses custos, com diferentes graus de prioridade.
No entanto, isso acaba por dificultar a gestão, especialmente no que diz respeito à avaliação dos resultados.
A abordagem ideal consiste em conceber e criar processos que abranjam todas as fases, desde a contratação de um plano até ao consumo diário, analisando os custos e as ações em cada fase. Outro aspeto importante é compreender como os processos influenciam e são influenciados por cada área da empresa.
A ideia principal é definir um fluxo que padronize a forma de controlo e gestão.
Implementar um sistema de gestão de telecomunicações
Um sistema de gestão é um grande aliado em todo o trabalho de revisão, controlo, auditoria e análise dos custos de telefonia da empresa. Estes custos envolvem uma grande quantidade de dados e, quando consolidados, permitem diversas análises e interpretações.
As folhas de cálculo podem ser boas soluções para pequenas e médias empresas com poucos registos, mas, em geral, especialmente nas grandes empresas, impedem a avaliação rápida dos resultados e a partilha das análises.
As boas soluções de sistemas empresariais disponíveis no mercado oferecem módulos que permitem gerir diversas informações about telefonia da empresa:
- O conjunto de ativos;
- Contratos, com os respetivos detalhes, valores e datas de validade;
- Linhas, utilizadores, o plano associado e o histórico de pagamentos;
- Pagamentos efetuados e créditos para recuperação.
Também podemos encontrar soluções de sistema específicas com funcionalidades. O que devemos ter em conta é a facilidade de utilização na introdução de dados (ou na gestão de ficheiros eletrónicos pelos operadores) e a versatilidade para extrair dados a partir de várias opções e relatórios de desempenho.
Identificar e inventariar os recursos de telefonia da empresa
Por «recursos de telefonia», entendemos os dispositivos fixos e móveis e as centrais telefónicas, as respetivas linhas e os planos de consumo de cada um. Trata-se do conjunto de recursos à disposição das equipas de trabalho para utilização nas suas atividades.
O controlo e o inventário periódico permitem-lhe compreender vários aspetos que afetam a qualidade e os custos da telefonia na empresa:
Verifique o número de dispositivos
- Muitos modelos são antigos e não suportam as atuais tecnologias de comunicação instantânea, que ajudam a reduzir o consumo de telefonia de voz através da utilização de telefonia de dados e redes Wi-Fi, que são mais económicas.
- Outro ponto importante são os dispositivos que estão sem uso, pertencentes a funcionários que saíram da empresa ou mudaram de departamento. Estes podem ser utilizados por novos funcionários ou vendidos – existem ofertas internas disponíveis.
Verifique o número de linhas, planos e dimensões
- Linhas ociosas ou com capacidade inadequada para a área; o inventário permite a redistribuição para áreas onde há escassez, evitando assim contratos desnecessários.
- Planos que não cobrem as necessidades ou são demasiado caros – apresentam coberturas que não satisfazem as necessidades do utilizador ou serviços desnecessários, o que permite reduzir o plano e o seu custo.
Um levantamento inicial pode identificar todos estes aspetos e, a partir daí, podemos chegar às soluções mais adequadas, de acordo com o perfil de consumo do utilizador e da empresa.
Verifique e analise as suas contas telefónicas
Tão importante quanto renegociar e conseguir as melhores tarifas para cada linha é verificar mensalmente todas as faturas que recebe, especialmente no que diz respeito a encargos adicionais.
Estas podem ser necessidades que não estão abrangidas pelo plano, sendo importante avaliar a razão por trás delas para determinar se serão recorrentes e se seria mais económico incluir esse item no plano. Ou podem ser itens indevidos, decorrentes de práticas do utilizador ou de cobranças efetuadas pelo operador sem contrato.
Estas verificações ajudarão não só a monitorizar o trabalho dos operadores, mas também os hábitos de consumo dos utilizadores, exigindo-lhes um maior empenho nos objetivos da empresa e nas melhores práticas.
A auditoria constitui um ponto de partida importante para o processo de verificação; permite identificar cobranças indevidas retroativas e tomar medidas contra o operador. Estima-se que, em média, 7 % dos montantes cobrados nas faturas sejam indevidos.
Por outras palavras, trata-se de um montante considerável a recuperar.
Renegocie sempre e procure novos fornecedores
Procurar novos fornecedores pode parecer complicado num mercado com quatro ou cinco grandes empresas burocráticas. Mas a realidade atual é muito diferente.
Existe a portabilidade, que permite mudanças rápidas. E o mais importante é a competitividade do setor; as operadoras têm vindo a oferecer pacotes cada vez mais flexíveis para conquistar clientes com melhores preços.
Os contratos de fornecimento devem ser negociados nas melhores condições possíveis, uma vez que se tratam de uma opção a longo prazo e incluem cláusulas de rescisão rigorosas.
ERA Group, uma consultora global especializada em gestão de custos, dispõe de uma metodologia de eficiência reconhecida e de profissionais qualificados com experiência na área.
