A gestão de despesas da sua empresa é eficiente? Vamos falar about ações e soluções about e sustentáveis.
Uma gestão eficiente das despesas irá certamente melhorar as margens do seu negócio. Todos os gestores devem ter sempre em mente: a minha política interna de gestão de despesas está a gerar os resultados esperados? Os colaboradores de todos os níveis estão plenamente informados e empenhados? Estamos a acompanhar as evoluções do mercado?
As empresas costumam concentrar os seus esforços na concretização dos seus objetivos, quer se trate de crescimento, diversificação, fusões e aquisições ou mesmo do financiamento de projetos específicos. No entanto, nem sempre existe uma articulação adequada com os desembolsos de caixa resultantes de medidas de emergência que são desestruturadas e têm efeitos a curto prazo, o que não reflete a seriedade e a profundidade que a gestão de despesas deve ter.
É importante que cada área, e a empresa no seu conjunto, desenvolva estratégias de eficiência, sejam elas financeiras ou operacionais, tendo em conta os aspetos importantes a considerar.
Informações
O tratamento de dados é essencial para qualquer gestão, isso é um facto conhecido, mas manter um padrão que permita a análise e realizar testes de consistência são essenciais para que as conclusões sejam fiáveis.
Os grandes volumes de informação nem sempre recebem a atenção necessária. Os departamentos Procurement, Logística, Instalações e Tecnologia têm muito a contribuir com dados cruciais para a gestão, permitindo identificar padrões de despesas, fornecedores e oportunidades. Trata-se de um trabalho árduo que nem todas as empresas têm capacidade para realizar internamente, uma vez que exige dedicação, especialização e muito tempo, mas que permite uma análise crítica. Vale a pena considerar a ajuda externa de uma consultora especializada em eficiência.
Ouça os seus colaboradores
Os seus colaboradores são os principais intervenientes neste processo, pois são eles que vivem em primeira mão as exigências do dia-a-dia e contribuem de forma realista para o diagnóstico; quanto mais realista for este, mais eficientes serão as soluções e a estratégia aplicadas. No entanto, o mais importante é o empenho e o envolvimento, pois sentem-se valorizados quando as suas ideias e opiniões são tidas em conta pela direção da empresa.
Estabeleça objetivos realistas
Uma empresa sem objetivos é como um navio à deriva, mas é importante definir objetivos realistas e alcançáveis para que não se transforme numa lista de exigências.
A eficiência operacional deve ser uma prioridade na agenda, tendo em conta as limitações de tempo e de recursos.
Um Plano Estratégico bem estruturado é essencial para que os objetivos sejam coerentes, mesmo que sejam ambiciosos, uma vez que o desafio a superar faz parte do processo de motivação da equipa. Uma política de gestão e otimização de custos deve também fazer parte do contexto dos objetivos a alcançar.
Plano de Ação
Vamos ao trabalho, está na hora de pôr em prática tudo o que foi planeado. Para tal, é necessário prestar muita atenção ao estabelecimento de responsabilidades, prazos e recursos necessários. É igualmente importante definir a frequência adequada para a «prestação de contas» por parte de todos os envolvidos.
Esteja preparado para «corrigir o rumo» e reavaliar pontos específicos, se necessário, pois não pode perder de vista os objetivos principais.
A integração destas ações é essencial para que as políticas de otimização de custos e eficiência operacional sejam efetivamente implementadas, uma vez que os bons resultados devem ser divulgados para transmitir a sua importância estratégica, com ênfase na sensibilização contínua.
Invista na comunicação e no reconhecimento das conquistas
É importante investir numa comunicação objetiva e motivadora para divulgar os resultados.
Reconhecer e divulgar os objetivos alcançados, bem como a forma como isso aconteceu, incentiva o empenho dos colaboradores e reforça a mentalidade de eficiência que deve ser promovida em toda a empresa.
Cuidado com os pagamentos em dinheiro
As políticas da empresa relativas a fornecedores e prestadores de serviços externos desempenham um papel decisivo na busca pela eficiência operacional e pela otimização de despesas. Alguns pontos a destacar:
Qualificação de fornecedores
Cada compra ou contrato de prestação de serviços deve ser precedido por uma avaliação cuidadosa, a fim de garantir a segurança operacional da transação, devendo ser dada ainda mais atenção no caso de compras ou contratos recorrentes ou de longo prazo.
Não basta verificar apenas os dados habituais de registo; todos os outros requisitos relativos à capacidade de fornecimento, certificações técnicas e níveis de qualidade/serviço devem também ser verificados de acordo com cada necessidade.
O preço não é tudo
É bastante comum procurar o melhor preço, mas qualquer boa negociação deve ter em conta um equilíbrio adequado entre os níveis de serviço e qualidade (nem acima nem abaixo do exigido), prazos e outros aspetos formais (por exemplo, requisitos de certificação, garantias, etc.).
As relações são fundamentais
Os seus fornecedores sentem-se seguros ao negociar com a sua empresa? Devemos cultivar uma relação objetiva e saudável com os fornecedores, respeitando as suas políticas e objetivos.
As relações estáveis com os fornecedores geram um compromisso mútuo e resultam, sem dúvida, na otimização de custos e na eficiência operacional. Por outro lado, mantenha sempre atualizada a sua carteira de fornecedores, procurando novos intervenientes no mercado; afinal, a concorrência entre eles pode ser benéfica para o seu negócio.
Criar um processo de compras eficiente
A gestão de compras é fundamental para a negociação com os fornecedores. Os processos internos devem ser estruturados de forma a responder a cada necessidade de maneira específica, em diferentes níveis financeiros. A aquisição de bens ou a contratação de serviços relacionados com a atividade principal da empresa deve envolver a direção em áreas de responsabilidade pré-definidas no processo de validação/autorização.
Certifique-se de que o seu pedido ao mercado está estruturado de forma a gerar propostas claras e detalhadas para os itens de que a sua empresa realmente necessita e, acima de tudo, que sejam comparáveis entre si.
Sempre que se justifique, torne uma prática habitual a celebração de contratos com os fornecedores. Além de proporcionar segurança jurídica, isto permite-lhe criar um registo importante de todo o processo, para o caso de surgirem dúvidas ou de um eventual litígio.
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