Em ambientes complexos onde o SAP ERP está disponível para uma base de utilizadores numerosa e diversificada, a gestão de licenças não é uma tarefa trivial e pode, com o tempo, conduzir a problemas de desfasamento entre a utilização efetiva dos vários módulos SAP e o que está contratualmente acordado (e pago).
Este desalinhamento pode dar origem a dois tipos diferentes de problemas, dependendo do caso:
- A base de utilizadores da aplicação tem vindo a aumentar ao longo do tempo; e, caso isso não tenha sido comunicado à SAP e devidamente negociado, a empresa está a pagar menos do que deveria e poderá ser alvo de auditorias específicas por parte da SAP ou de um dos seus parceiros, com consequências desagradáveis sob a forma de sanções por parte da SAP.
- Se, por outro lado, a utilização efetiva do sistema tiver diminuído ao longo do tempo por diversas razões, ou se alguns dos módulos subscritos nunca tiverem sido efetivamente utilizados, ocorre a situação oposta, ou seja, a empresa está a pagar mais do que deveria.
O modelo de cálculo de licenças da SAP não se baseia simplesmente em licenças nominais por utilizador, mas é definido por uma métrica de utilização agregada denominada FUE (Full Usage Equivalent). Os utilizadores são classificados em várias categorias, dependendo do seu nível de interação com o sistema; e algumas categorias são «mais poderosas» do que outras: por exemplo, um utilizador autorizado a modificar o código-fonte pertence a uma classe mais poderosa do que outro utilizador que está apenas autorizado a ler as várias funções oferecidas; portanto, o primeiro utilizador consome obviamente mais FUE do que o segundo.
A FUE é, em termos conceptuais, semelhante a uma «moeda» que expressa o âmbito de ação concedido a cada utilizador; incluindo uma combinação de vários direitos de acesso que podem variar de módulo para módulo.
Isto explica a afirmação no início do artigo; nomeadamente, que, se não for devidamente gerida, a gestão de licenças SAP pode, com o tempo, conduzir a situações de desfasamento significativo entre a utilização efetiva e os termos contratuais.
Neste tipo de situação, ERA Group ajudar o cliente a analisar regularmente o estado da utilização do sistema SAP na empresa, de modo a obter uma visão clara e atualizada da situação.
Em segundo lugar, a ERA também pode oferecer aos clientes o apoio de que necessitam para organizar melhor as negociações com a SAP; que, tal como todos os principais fornecedores de software, não abdica facilmente das suas receitas recorrentes, mesmo em caso de erros, propondo atualizações tecnológicas que podem ou não ser do interesse da empresa.
Um exemplo muito atual é a tão divulgada atualização da SAP para a versão S/4 com o motor de base de dados HANA (a SAP anunciou recentemente que irá descontinuar o suporte a todas as versões do R/3 ECCS até ao final de 2027).
Por esse motivo, além de dispor de dados claros e objetivos, é necessário preparar uma estratégia de negociação adequada, com uma compreensão clara das necessidades e estratégias da sua empresa no que diz respeito à evolução da ferramenta.
