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Por que razão os líderes empresariais devem analisar mais atentamente as despesas com tecnologia
A tecnologia deve gerar vantagens – e não custos. No entanto, nos últimos 12 a 18 meses, analisei demasiados casos em que aumentos de preços discretos, renovações automáticas e licenças mal geridas criam um peso invisível sobre o EBIT. Os conselhos de administração raramente se apercebem disso até que alguém analise minuciosamente essas despesas.
Em todas as categorias, os custos tecnológicos estão a aumentar 10 a 15 % ao ano, à medida que os contratos são renovados e as premissas se tornam mais rígidas. As infraestruturas da Microsoft raramente são otimizadas; o hardware dos utilizadores finais e os serviços SaaS de nicho apresentam especificações excessivas; os serviços geridos afastam-se do valor acrescentado; e as equipas internas, pressionadas pelo tempo, aceitam os custos correntes como um destino inevitável.
Nada disto exige que se façam cortes para resolver a situação. Com benchmarking rigorosa, um redimensionamento adequado e uma gestão mais rigorosa dos contratos, é possível obter savings na ordem das centenas de milhares savings sacrificar o desempenho.
Num escritório de advogados, renegociámos a renovação de um contrato SaaS de gestão de práticas e processos: um contrato de seis anos com uma cláusula de rescisão anual após dois anos, um plano de entrega com prazos fixos e uma cláusula de penalização – se os marcos não forem cumpridos, não há pagamento. Resultado: mais de 500 000 £ poupadas ao longo de seis anos.
Noutro caso, substituímos um contrato MSA da Microsoft de três anos, de natureza rígida, por um CSP mensal flexível, ajustando o número de utilizadores e a infraestrutura às necessidades, o que resultou numa poupança superior a 100 000 £ por ano durante três anos. No caso de uma empresa do setor energético, um portfólio de 2,2 milhões de libras distribuído por mais de 80 serviços traduziu-se numa poupança superior a 2 milhões de libras ao longo de três anos — about —, graças a 75 linhas de trabalho específicas que permitiram reorganizar contratos, especificações e fornecedores.
O que se entende por «bom» traduz-se em flexibilidade nos contratos, uma gestão rigorosa das licenças em tempo real, revista trimestralmente, uma abordagem à nuvem que opta pela estabilidade onde é previsível e mantém a elasticidade onde não o é, e serviços geridos avaliados com base nos resultados empresariais – e não na atividade. Acima de tudo, é essencial atribuir a um único responsável a gestão clara dos aspetos comerciais em todas as áreas de TI, Finanças e Procurement.
A ERA é independent não temos quotas de fornecedores. O nosso objetivo está alinhado com o seu: uma estrutura de custos mais vantajosa sem comprometer o desempenho. Se não encontrarmos valor, não paga nada. Na maioria das vezes, encontramos – e mais do que o esperado.
Não espere pela renovação. Em muitas categorias, estão em consideração mudanças a meio do contrato. Se isto lhe parece interessante, vamos conversar e analisar minuciosamente os seus gastos com tecnologia.
