Janeiro e fevereiro são sempre meses movimentados, e este ano não foi exceção. Temos trabalhado em estreita colaboração com dois clientes de longa data do setor dos internatos, ajudando-os a gerir os custos operacionais e a identificar novas oportunidades de redução de custos. Nas suas próprias palavras, cada dólar que poupam contribui para manter as propinas baixas.
Embora este trabalho não siga necessariamente o modelo tradicional ERA Group , o foco principal mantém-se: promover a eficiência e melhorar os resultados financeiros. Historicamente, este trabalho tem-se centrado na alimentação e no catering nas suas secções de internato, mas nos últimos dois anos, ambas as instituições procuraram alargar o seu foco para incluir outras áreas, tais como cantinas, uniformes e material de escritório. Como resultado, grande parte do mês de janeiro foi dedicada ao encerramento de 2024 e à preparação das bases para 2025.
Principais áreas em que obtivemos resultados em janeiro
Acompanhamento dos custos das refeições: Uma escola ficou satisfeita ao constatar um aumento inferior a 2% no custo por refeição em 2024, um resultado positivo tendo em conta as atuais condições do mercado. O objetivo consistiu about as despesas de 2024, procurar novas oportunidades para as otimizar e benchmarking custos benchmarking refeições benchmarking .
Análise do desempenho da cantina: Demonstrámos uma diferença de 40% nas despesas por aluno entre as escolas, destacando oportunidades para um melhor controlo de custos e/ou para o aumento das oportunidades.
Ajustes nas vendas e nos preços: Analisámos os preços da cantina e as tendências de vendas para garantir a coerência com os planos orçamentais para 2025, identificando simultaneamente oportunidades de savings e, sim, havia algumas).
Processo de concurso na categoria de produtos alimentares: Conseguimos uma savings de 9 % savings categoria savings ainda não tinha contrato, somando-se à savings de 21 % savings obtida noutra categoria de produtos alimentares.
Análise do consumo de papel de cópia: uma das despesas individuais mais significativas da escola. Ao benchmarking o número de alunos, constatámos que o consumo de papel por aluno se manteve estável em cerca de 1,25 resmas por aluno por ano, o que significa que o aumento das despesas observado em 2024 se deveu ao crescimento do número de matrículas — e não a aumentos de preços, como se supunha (os preços tinham, na verdade, diminuído). Dada a transição para a aprendizagem digital e a utilização de computadores, esperávamos que o consumo de papel diminuísse, mas os dados parecem sugerir o contrário.
Tendências em matéria de uniformes: Embora uma das escolas estivesse, de um modo geral, satisfeita com o desempenho da sua loja de uniformes, pretendia uma análise mais aprofundada dos padrões de compra. Uma das conclusões revelou que os alunos compram agora, em média, 1,5 camisas por ano, contra apenas uma por ano há apenas quatro anos, e que o número total de artigos adquiridos por aluno aumentou 50 % desde o período pré-COVID. Demonstrámos também que o principal fornecedor aumentou os preços em cerca de 5 % no ano passado.
Realizamos este exercício trimestralmente para que as escolas saibam como estão a cumprir o orçamento. Quaisquer desvios são explicados e, se necessário, são tomadas medidas corretivas. insights simples e concisas insights estas estão a ajudar estas escolas a aperfeiçoar a gestão do seu inventário, a otimizar os seus custos e a melhorar a sua orçamentação.
A crescente procura pela Benchmarking
Benchmarking tornar-se uma ferramenta cada vez mais importante para a análise interna e a comparação com outras instituições, tanto para escolas como para empresas. Ao longo dos últimos sete anos de trabalho com estas escolas, benchmarking de uma situação em que «não dispúnhamos dos dados» para se tornar uma ferramenta essencial na tomada de decisões.
Um exemplo de como uma escola utiliza a análise é o caso do consumo de papel. Assim que constatámos que o consumo de papel não correspondia às expectativas, a escola conseguiu identificar rapidamente onde residia o problema e tomar algumas medidas corretivas.
Estas escolas perguntam:
«Como estamos a sair-nos? Em que áreas podemos melhorar? E em que áreas já estamos a ter bons resultados?»
A utilização dos dados relativos aos estudantes permitiu-nos analisar as tendências de consumo em categorias-chave, a fim de obter insights mais aprofundada. Alguns dos nossos dados remontam agora a 2017, antes da COVID, e oferecem uma perspetiva valiosa a longo prazo.
O interesse pela benchmarking com outras escolas benchmarking por uma análise mais aprofundada dos dados está a aumentar, à medida que as escolas reconhecem o que está em jogo financeiramente. E, como ambas as escolas me recordam constantemente, há bastante em jogo.
Se estiver interessado em benchmarking na gestão de custos na sua escola ou organização, adoraria conversar consigo e ver o que é possível fazer.
Terei todo o prazer em apresentar esta questão aos conselhos de administração ou à direção, se isso os ajudar a compreender a oportunidade. Trata-se de um assunto demasiado importante para ser ignorado ou minimizado.
